「外聘法律顧問指引」: 因應不斷變化的客戶需求

企業的法律部門在很早期已制定及發出「外聘法律顧問指引」(OCG),此等文件旨在確立客戶與其外聘律師事務所之間的關係。的複雜性提高,顯示律師事務所必須對每一份「外聘法律顧問指引」中的條款作出更有效的監控。

企業的法律部門在很早期已制定及發出「外聘法律顧問指引」,此等文件旨在確立客戶與其外聘律師事務所之間的關係。在過去,此等文件一般只是涵蓋雙方之間的基本關係,尤其是在收費規定方面。

然而,此等文件的內容現時已經變得越來越複雜,而且有越來越多的客戶採用它們。究其原因,主要是企業法律部門面對公司管理層及內部組織所施加的節省開支壓力所致。

究竟如何重要?

首先,根據我們的觀察,許多此等文件顯示,「外聘法律顧問指引」的整體演變,正在反映了客戶與律師事務所之間的縫隙似乎日益加深。此等指引概括地指出客戶將不會對哪些項目作出支付(並列出各項相關限制)、它們將會如何處理收費增加的問題,並論及時間登錄方面可接受的表達方式,而這反映了雙方之間存在互不信任的情況。客戶要求以如此仔細的方式制定「外聘法律顧問指引」,從某一角度看,顯示它們認為自己並非經常獲得律師事務所的公平對待。因此,為了除去此等讓人覺得有欠公平的感覺,企業的法律部門乃制定有關指引,以期回復一個公平交易的環境。

為了解構箇中情況,本文將會對「外聘法律顧問指引」的現行一般規定作出探討。

首先和最重要的,是「外聘法律顧問指引」列出了一系列的「不計費」項目(涉及業務和支出等各方面),而一些較為明顯的「不計費」項目,包括透過例如Westlaw 或 Lexis等機構的網站進行法律資料研究。另一項較新但也頗為普遍的規定,就是首年執業的助理律師為客戶所處理的事項,不應計入收費項目中。除此以外,「外聘法律顧問指引」還列出了一連串其他項目,並增加了許多較為微細的條目。

然後,「外聘法律顧問指引」對電子帳單的使用作出了詳述。基本上,它是提及如何就每一項時間登錄使用作業代碼,而大部分該等代碼組合對每一位客戶而言,都是獨一無二的。此外,也有一些客戶會將電子帳單系統的運作成本歸給律師事務所。譬如說,它們也許會從帳單中扣除百分之一至三的金額,作為電子帳單軟件系統的運作成本。

無疑,許多此等特殊規定,會增加律師事務所的運營成本,但「外聘法律顧問指引」中也表明,律師事務所不可以就實施該等規定而花費的時間和開支,向客戶收取相關費用。

在收費方面,一些較為近期制定的「外聘法律顧問指引」,對服務收費作出了若干限制,而一個新趨勢是,服務收費的調整,只可以每兩年進行一次。另一項新規定,是有些客戶會要求在整個顧問聘用期內,將收費率固定在某一個水平。上述的種種限制,其主要目的,不外是為了節省成本。然而,當中其實也有一項沒說出的理由,就是為了減少雙方在收費方面的討價還價。

一些態度更為進取的「外聘法律顧問指引」,會要求享有「最惠國待遇」(MFN)。意思就是:客戶有權同樣享有律師事務所向其「最佳客戶」所提供的最優惠收費率。然而,無論是在商業道德上或實際上,這項要求都顯得有欠公允。一位為某一律師事務所帶來百萬元收益的客戶,總不能要求自己可以同樣享有該律師事務所向為其帶來千萬元收益的長期客戶所提供的收費率。

大多數的「外聘法律顧問指引」均建議或鼓勵採用「替代性收費安排」(AFA),而該等要求,大多數是一般性及略為含糊的。一些「外聘法律顧問指引」表明會優先考慮「替代性收費安排」,另外有小部分甚至會規定必須採用「替代性收費安排」。

此外,另一個新興趨勢是要求制訂預算。某一家律師事務所估計,在新制定的「外聘法律顧問指引」中,有百分之七十都作出了如此規定。一項典型的新規定是,對於該些預期會超過某一收費限度(在大約20萬至200萬港元的範圍之間)的事項,律師事務所必須制訂相關預算;甚至有一些「外聘法律顧問指引」規定,對於該些並沒有為其制訂相關預算的事項,客戶可以拒絕付費。因此,這些預算實際上是等同收費上限,從而為客戶設訂了預期費用。如果律師事務所要求作出調整,那除非是在服務範圍上發生了重大變化,才會有可能獲得客戶的同意。然而,這一方面的考量,是假定已有一個經過仔細訂立的範圍,而律師事務所也已經對其作出了嚴密的監控 – 但這項假定本身便有不穩妥之處。

制訂預算的一個必然結果,是「權責發生制」的實行。在財務匯報方面,客戶有其自身的需要,所以它們會要求律師事務所在本月底或下月初,根據「權責發生制」的規定,作出「最準確的」收費估計報告,而此舉將可以讓客戶在支出發生的時候便進行記帳,而無需等到實際收到帳單之時。「權責發生制」與制訂預算一樣,均屬於最高收費限額類別,因為當客戶一旦將收費金額記帳,便等同於它已經設定了相關期望。

現時除了普遍使用電子帳單和作業代碼外,也有越來越多客戶就何時發出帳單作出了規定。在大多數情況下,帳單的發出,是應當在相關工作完成後的下一個月的月底(例如,相關工作假如是在6月完成,那麼律師事務所最遲須於7月31日發出帳單)。如果律師事務所並沒有依時發出帳單,其收費金額便可能會被打上額外的折扣;如果帳單是很晚才發出(例如超過90天或以上),那麼客戶甚至會有可能完全拒絕支付。實際上,這項「90天規則」也可以同樣適用於時間登錄。因此,一份帳單的登錄時間如果超過了90天,那麼客戶也有可能拒絕接納這一時間。

現時有許多「外聘法律顧問指引」都載有一項保安規定,要求律師事務所採取措施,以保護客戶資料的安全。在有需要時,可以對該等資料進行相關審核,假如有任何資料外洩,律師事務所必須在預定的時限內,向客戶作出報告。

現時也有一些「外聘法律顧問指引」作出了記錄管理方面的規定。一些較為扼要的「外聘法律顧問指引」,規定律師事務所必須遵從客戶的政策;而較為複雜的「外聘法律顧問指引」,甚至會要求當有關事項完結後,律師事務所必須將有關資料交還客戶。此等規定可促使律師事務所對其記錄管理的政策和程序進行更新。

多元化的要求,一直是RFP中的一個共同組成部分,而一些「外聘法律顧問指引」亦強調,需要將工作交由計時人來實際執行。

結語

「外聘法律顧問指引」的內容日益複雜,顯示律師事務所必須更有效地監控每一份「外聘法律顧問指引」中的條款。此等發展促使「外聘法律顧問指引」實際上成為了合約,並促使律師事務所須以如此的方式來對它們進行管理。律師事務所要有效應付此等需求,便必須獲得提供明確的程序和新技術。在本文撰寫之時,市場上只有一種此類產品提供。Intapp在2016年初推出其Terms of Business軟件,專門協助處理有關「外聘法律顧問指引」的問題。在未來,市場上將會提供更多為符合律師事務所之需要而專門設計的工具。

由於「外聘法律顧問指引」中的此等新規定,會同樣令客戶的運作負擔加重,因此在短期內,律師事務所可能不需要很緊迫地遵從此等規定。在這情況下,我們亦不禁會問,客戶是否會堅定地執行「外聘法律顧問指引」的此等規定呢?企業的法律部門由於需要減少支出,因此在如何有效執行此等新規定方面,可能會受到諸多局限。當中有一些規定,雖然是可以透過電子帳單系統來執行,但仍有許多規定,是需要透過在機構內部增添人手才能夠完成;可是,他們也許並沒有編列在這方面增加額外人手的預算。

總體而言,我們預期「外聘法律顧問指引」仍將會繼續湧現。因此,律師事務所應當積極運用資源,以了解該等文件的內容,並使其可予接觸和可予操作,從而讓律師事務所充分回應客戶的需求。長遠而言,我們期望客戶與律師事務所能夠尋求到一個富有成效的方法,重拾雙方所失去的互信。但在目前,「外聘法律顧問指引」仍會帶給律師事務所和編撰其內容的客戶日益重大的挑戰。


本文最早見諸「湯森路透」所出版的通訊Practice Innovations。這是一份專門向法律專業人士提供,討論律師事務所在資訊及知識管理方面的最佳實務與創新的刊物。讀者如有興趣訂閱,請瀏覽以下網站:http://info.legalsolutions.thomsonreuters.com/signup/newsletters/practice-innovations/default.aspx

實務管理總監 Perkins Cole LLP(美國華盛頓西雅圖)