「節日假期」症候群

Julia Gorham,歐華律師事務所

農曆新年快到了!這意味很多僱員會與親朋摰愛離港渡歲或者留港消遺。喜慶節日期間,濫用病假的情況在某些行業特別嚴重。有些僱員可能在公眾假期之後打電話向僱主請「病假,有的則可能在假期前放病假,為的是要有足夠時間享受購物樂趣。

如果僱員真的病了,批准病假是理所當然的。但如果僱員沒有開明理由便接二連三地缺勤,問題便來了。一般而言,僱員多在星期一或星期五缺勤,又或者在緊貼公眾假期的前後日子缺勤。

平均來說,每年因病假缺勤而失去的工作時間是3.5%。濫用病假經常缺勤的成本可以相當之高。另外還有僱用替工和臨時工的費用等隱性成本。更重要的是,值勤僱員的士氣會受到影響。

法律風險

當處理僱員經常缺勤的問題時,應牢記以下法律問題:

  • 病假工資、醫生證明書及合約問題;
  • 殘疾歧視;
  • 分娩權利;
  • 工傷權利;
  • 私隱;及
  • 在僱員放有薪病假或工傷假的時候解僱他們的限制。

上述問題會否出現,視乎缺勤有否獲得批准,是短期還是長期,以及有否任何潛在的健康問題引致缺勤。

管理缺勤

經常缺勤不是「我很不舒服,不能返工」―這是真的病倒了,就是「我不想∕不能花精神返工」―這是不當的行為。

好消息是,有效的缺勤管理政策能應對不同形式且經常出現的缺勤。

  • 缺勤管理政策:給僱員、經理和人事部職員列出定義明確的政策及程序並職能和責任。應清楚解釋政策的目的,處理不可接受的缺勤的程序亦應清晰細緻。
  • 資料:資料準確是控制和缺勤管理的基礎。必須引入相關系統,在缺勤情況開始惡化至不能接受的程度時,提供準確的統計數據,提醒人力資源部留意。資料必須配合管理層的需要並且切合時宜。
  • 經理的責任:經理及人力資源部職員的主要責任是處理經常缺勤的情況。每名經理應知道自己部門的缺勤水平和成本,並且能夠將有關數字與其他部門的作對比。
  • 訓練:應投放時間和金錢訓練生產經理處理這個由他們負責的範疇。將責任交由一個不懂如何處理的人身上是毫無好處的。
  • 復工後面談:在僱員重回工作崗位後安排面談是有效管理缺勤情況的基石。一視同仁亦是對待員工的關鍵之道。如果僱員的缺勤情況已達到不可接受的水平,生產經理必須在該僱員重回工作崗位時與他面談。面談的目的是找出缺勤的理由或原因。這不單將引起法律問題的風險減至最低,還加強與受僱員工之間的溝通。這個程序應起到威懾作用,有助阻嚇僱員不合理地申領病假,此外,應向僱員解釋索取醫生報告的目的是使僱主能夠好好考慮作出合理遷就,並且不歧視任何患病的僱員。
  • 輔導:工作以外或與工作有關的個人問題,以及因健康問題而憂心忡忡,都可引致缺勤。制定協助僱員計劃或開設輔導中心供僱員分享問題,指導他們解決方法,皆有助改善出勤水平。
  • 紀律:如適合施行紀律,應公平執行,一視同仁。

新春臨近,對公司來說,現在就是制定缺勤管理計劃及將缺勤政策傳達給僱員的黃金時候。