利用法律科技為客戶提供更多服務

在過去的一年裏,幾乎每星期都有一家律師行宣布一項新的法律科技倡議,或者一家新的法律初創公司宣布推出一項新的法律科技產品。在表面活動的漩渦中,律師行考慮實際發生的事情,以及哪些產品將有助於律師行向客戶提供更多服務,這都是至關重要的。在大客戶要求他們的律師行提供「更好、更便宜、更快」服務的時代,律師行需要考慮法律科技如何幫助他們滿足客戶的期望,為他們的員工提供一個有吸引力和令人興奮的工作場所,並為他們的合夥人實現可接受的利潤水平。

本文共分為四個部分。第一部分考量了變革的驅動因素,第二部分審視了變革的障礙,第三部分確定了目前可用的法律科技的範圍,第四部分列出了未來幾年可能出現的新發展。

在審視法律科技時,重要的是要將任何發展與環境結合,並解釋為什麽會發生這種情況。法律往往是一個相對保守的職業,因此,任何變化都往往是漸進的,而不是革命性的。此外,新的法律科技產品最初可能會被過度炒作,因此區分市場上的噪音水平和實踐中正在發生的事情是很重要的。

變革的驅動力

特別是過去的五年,是法律科技及其被律師行採用的非常重要的時期。這是由一系列因素的匯聚推動的。

客戶 客戶越來越多地要求他們的法律服務提供者物有所值。這表現在更多地選擇和使用專家組律師行(通常是在日益嚴格的採購程序之後任命)和對固定或有上限的費用的期望,即使是相對複雜的工作也是如此。這種新的收費方式激勵律師行更有效地提供法律服務。如果他們不提高效率,他們可能會在工作中實現較低的利潤率,從而降低合夥人的盈利能力。

更好的執業資訊 隨著律師行在執業管理和財務報告系統方面投入更多資金,他們擁有越來越多關於他們所做工作的盈利能力,和特定客戶關係的盈利能力的可靠和準確的數據。這使得聚光燈可以集中在利潤較低的業務部分或利潤較低的客戶關係上。為了提高這些領域的盈利能力,法律科技一直被視為實現和提高這種盈利能力的一種可用工具。

律師 年輕的律師,特別是千禧一代的,從小就使用科技長大,他們都希望在工作場所使用科技。他們越來越不願意反復從事重複的平凡工作,因為他們幾乎沒有獲得工作滿足感,也沒有繼續學習。因此,不採用法律科技的律師行是冒著降低律師的滿足感和積極性的風險,並增加了律師的自然流失。此外,在許多國家,律師工資的增長速度明顯快於通貨膨脹率。為了繼續提高盈利能力,律師行需要確保將待辦的工作交給最廉價而有能力水平的人,並儘快提高律師的能力水平。一系列法律起草工具和在線科技解決方案可以幫助實現這一目標。

速度 在過去的十年裏,人們對律師應該以多快的速度工作的期望發生了重大變化。以前客戶可能要等一周或更長時間才能拿到文件草稿,並要等幾天才能作出修改,現在越來越多的人期望初稿,即使是複雜文件的初稿,也能在幾天內完成,修訂工作也能在幾個小時內完成。

變革的障礙

鑒於上文提到的各種變革驅動因素,律師行似乎不可避免地需要緊急地將法律科技應用於其業務,以保持其競爭地位。然而,變革的速度受到了一些變革障礙的影響。

按小時收費 儘管以固定或有上限的收費來承擔法律工作正在增加,但在許多國家(特別是美國)和許多執業領域,對許多客戶和律師行來說,按小時收費仍然是首選的收費方式。在合理的範圍內,按時收費獎勵了效率低的律師行,而且肯定不會對提高效率提供什麽激勵,因為更高的效率可能會導致律師行獲得更少的收入。

對工作類型的感知 儘管許多律師可能接受某些法律工作可以商品化或系統化,但他們經常反駁說,這並不適用於他們所做的工作,他們聲稱這些工作是高度定做的,不能重複,也不能系統化。雖然很明顯,一些律師做的是高度定做的工作,但如果他們的建議及其實施的每一個部分都真正做到每一個方面都是定做的,這卻是很少見。事實上,如圖一所述,這是律師行和客戶之間經常存在著越來越不同的看法的一個領域。

恐懼 一些律師真的擔心他們工作方式的任何改革都會讓他們承受職業上的風險。如果他們所做的工作可以由別人來完成,他們要麽需要創造更多的工作來讓自己忙碌,要麽在未來接受較低的薪酬。因此,他們可能希望盡可能長時間地推遲法律科技對其執業的影響。

先例 律師的做法往往是向後看的。他們傾向於認為,他們一直以來處理問題的方式是最好的方式。這種做法可能會使律師很難接受新的運作方式,並且鄙視那些不會立即比他們目前工作方式優勝的潛在解決方案。

科技炒作 一些評論員和法律科技提供者誇大了法律科技將給法律界和/或現有法律科技產品的功能帶來的變化速度,這是不對的。這在一定程度上造成了對現有法律產品的失望和沮喪,並强化了一些律師的觀點,即他們現有的工作方法仍然是可取的。

盈利能力 律師行通常都是非常成功的生意。他們看到收入和盈利能力都出現了同比增長。因此,他們認為幾乎沒有立即需要改變他們的工作模式。事實上,一些人認為,幾乎任何對法律科技的投資都將是昂貴和耗時的,並將資源從生產和服務客戶工作中分流出來。

如果任何支持法律科技的個案都必須被查察的話,那麼,這與這些變革的驅動力是背道而馳的,並且是變革的障礙。客戶的需求和律師行當地市場的變化,往往會決定任何特定律師行的變化速度。

可用的科技

在不涉及詳述所有可用法律產品的情況下,我嘗試將這些產品分成一系列的類別。

文檔審閱 文檔審閱系統通常旨在準確審閱大量文檔,並準確識別和提取數據。它們最初是作為電子「透露」工具在美國開發的,因為傳統的法律「透露」在訴訟中的成本很高。它們越來越多地被用於訴訟以外的監管調查、併購盡職調查和房地產投資組合審查。這項科技對於承擔文件密集型交易工作和訴訟的律師行特別有價值。

智能起草 智能起草工具採用律師行的先前案例或重複使用的文件,通過使用特定的選項模板,可以快速一致地準備初稿文件。這些工具還可以包括在談判中用來更改條款,以加快談判進程。使用適當的選項對先前案例進行初始編碼可能是一個耗時的過程,因此這些工具對於那些使用相對大量類似文檔的律師行特別有價值。

客戶端門戶 客戶端門戶使客戶能够接觸律師行為客戶承擔的業務相關的一系列數據。這些門戶可以允許客戶審查交易狀態、對草案文件進行評論、提供指示並審查最新招致的費用。當與事項管理相結合時,它們還可以提供客戶過去事項和交易的存儲庫,包括有關的關鍵日期(例如,商業租約中的租金檢討日期)的提示。

所有這些工具目前都很成熟,並且越來越多地被律師行使用。但是也有非常簡單的工具。任何律師行都可以在客戶感興趣的特定領域開發應用程式,並將其提供給客戶。其中可以包括常見問題或「決定樹」的答案。誠然,這可能會導致律師行放棄一些低價值的工作,但通過清楚地展示其專業技能,應該可以讓律師行從客戶那裏獲得更複雜、更有價值的工作。

其他一些法律科技產品也在開發中。我們識別了其中的一些。

市場慣例 律師行現在可以分析他們過去參與的交易,並確定文件是如何在談判期間發展起來的,以及特定領域的市場慣例是如何演變的。這使律師行能够在一開始起草更公平的文件,並通過讓律師知道過去人們接受了哪些變化來加快談判進程。這科技產品亦賦予律師行更大的權力,可告知客戶有關更改是可以接受的,或反駁另一方律師的論據,方法是提述涉及該另一間律師行的交易,而該另一間律師行已接受該交易的有關條文。這類系統往往對擁有大量歷史文件的律師行最有效,但其他律師行可以通過證券交易所或其他監管方面的備案而獲得該等文件。

數據分析 數據分析對律師行有很多影響(參見上面的市場慣例)。它還可用於對一系列內部問題提供嚴格分析。它可以用來分析幾年來的人力資源數據,以確定律師行在招聘、保持和對待員工方面存在的問題。它可以用來分析交易的定價和為什麽交易的成本會超支,並為類似項目的未來定價決策提供信息,或者確保這些未來的項目有適當的人員配合,並進行適當的授權,以保護律師行的
利潤。

結果預測 數據分析的另一個重要用途是預測交易或爭議的結果。在美國和英國,已經開發了一些工具來確定訴訟勝訴的可能性、特定法官可能支持或不支持的論點、特定法官尊重或不尊重的專家證人,以及在這類申索中最成功的律師。隨著這些工具的使用越來越廣泛,面對成功機會率的現實估計,客戶很可能會尋求更早的和解,而不是要進行全面的審判。

在線爭議解決 由於進行傳統訴訟的費用仍然非常昂貴,特別是對於價值較低的糾紛,很可能會越來越多地使用由法院自己或由供應商或貿易協會開發的在線爭議解決程序。許多讀者可能已經通過這種方式解決了與eBay和其他在線平臺涉及購買商品有關的爭議。

區塊鏈 使用區塊鏈科技來協商和同意文檔還處於早期階段。然而,無論是它擁有的安全水平,還是它提供的審計線索,都可以使其在需要滿足許多條件或存在重大欺詐風險的交易中均具有吸引力。一組歐洲銀行對貿易融資交易進行了區塊鏈試驗(這是一個在傳統方式涉及大量文件的過程),並聲稱它將交易時間減少了幾周,及將銀行的處理成本降低了高達75%。

這份現有的和新出現的法律科技清單可能會讓許多律師行望而却步。但這並不一定非得如此。許多法律科技工具可以托管在雲端電腦中,律師行可以按每用戶付費或按每交易付費。因此,採用新的法律科技不一定需要很大的資金成本。雖然在岸或離岸法律程序中心或律師行贊助的法律科技初創企業孵化基地可能不在較小的律師行的能力觸及範圍內,但較小的律師行可以做一系列事情來滿足客戶對「更好、更便宜、更快」的需求。

  1. 注意 律師行需要查詢有哪些可用的法律科技產品,它們到底是多有用,以及如何使用它們。
  2. 與客戶交談 許多企業內部法律團隊和律師行一樣,對法律科技感到困惑。通過與他們交談,律師行可以意識到客戶的壓力和擔憂,並幫助客戶與律師行一起找到正確的解決方案。事實上,許多英國律師行現在向企業內部律師團隊提供專業諮詢服務。
  3. 看看你的業務 瞭解您的業務領域中那些面臨特殊定價壓力或持續實現較低利潤率的領域。審查利潤率較低的原因將有助於確定必要採取的行動。如果提高定價的空間有限,將需要考慮如何做這項工作。工作是否得到有效管理;工作是否被適當委派;是否可以運用法律科技來降低流程成本?
  4. 敞開心扉 有必要挑戰目前的工作方式。這可能需要採用新的工作方式以及更有效的授權和項目管理。律師們需要開闊眼界,接受新的方法,而不僅僅是假設他們目前的工作方式是最佳的。很少是這樣的。
  5. 試驗 重要的是,律師行要試驗法律科技和新的工作方式。一些法律科技不會兌現承諾,或者最初可能需要比預期更多的律師把資源投入。不要在遇到第一個困難時就止步不前,相反,如果項目沒有達到必要的里程碑,就不要繼續前進。

與許多企業相比,法律是幸運的,因為科技變革的速度是不確定的。這給了律師行適應的時間。然而,儘管變化的速度不確定,但現在進行的方向是明確的。未能對這一新現實做出反應的律師行正面臨倒閉。

Jurisdictions: 

Jomati Consultants LLP 負責人

Tony Williams是英國的主要國際管理諮詢公司Jomati Consultants LLP的負責人,該公司專攻法律界。Jomati的服務旨在就一系列的策略問題,向律師事務所、大律師辦公室及公司內部法律部門提供支援。在成立Jomati Consultants之前,Williams先生在高偉紳律師行擔任企業律師有20年之久,他離職前的職位是作為全球主理合夥人。在2000年,他成為Andersen Legal的全球主理合夥人。他在2002 年10月成立Jomati Consultants。在2012年Jomati獲授予國際貿易企業的女皇獎。