合規培訓的創新方法

「合規培訓就像飛行中的安全演示,它傳遞了非常重要的資訊,但往往被忽視!」

隨著我們的社會變得更加規範,合規性和合規性培訓已經成為我們生活的一部分,不僅僅是那些專業服務行業,更是包括如金融、醫療和製藥,甚至消費品的製造和零售等注重合規性的行業。我們沒有辦法逃避該等規範。

我們中的許多人(但願不是所有人)參加合規培訓的原因僅僅是因為這是強制性的,參加培訓才可以維持我們的專業執照或工作。這些其實根本不是參加培訓的正確動機,更不用說遵守這些合規規則或政策了。因此,我們有必要找到創新的方法來鼓勵和建立一種學習與執行合規的文化。

本評論是基於2021年「的近律師行企業內部法律顧問論壇」(Deacons' In-house Corporate Counsel Forum)的一場小組討論,其中專家小組成員Centrium Advisory Services Limited的董事總經理Erika Evasdottir及Asia TI Fluid Systems的法律總監Stanley Lui就如何將合規培訓重新想像為營銷及參與的工具分享了他們的見解。

合規作為一種行銷工具

根據Erika Evasdottir的說法,對於「你為什麼要關心合規性」這個久遠的問題,答案只是為了避免未來出現問題。這種「恐懼理論」,無論是對個人還是對公司而言,仍然是傳達違規可造成高昂代價最常見的方式。

一個更有趣以確保合規性的方法,是論證合規性可以並應該成為一個可用的行銷工具!所謂「行銷工具」,理論上只是說,當銷售和行銷人員能够流暢而自信地向潛在的投資者、客戶及顧客解釋行業風險和公司的合規應對措施時,他們會更有說服力,從而建立信任。在這種情況下,公司的合規方案和政策就成了證明公司及其人員在行業內有多大經驗的一種方法。因此,如果公司的員工能够描述自己的方法,而不是簡單地提述「行業最佳做法」,那麼公司就可以從同業中脫穎而出。

Erika堅信雙向、互動的培訓方法。她幫助她的客戶製訂合規手冊,讓不同的部門一起參與,讓他們對自己的合規政策和程序擁有所有權,並要求每個部門教授其他團隊如何解釋所涉及的風險與問題。這樣,通常由合規事務主管單向地傳遞的知識便變成了利益相關者之間的集體知識建設活動。

促進這一創建過程的實用技巧包括使用資訊圖表,以一致的方法組織資料,解釋變化帶來的積極結果。最重要的是,設計針對現有和潛在投資者、客戶和顧客的談話要點。

培訓不是講課,而是向每個團隊展示如何利用規則或要求以便利他們的日常的工作。由於人們往往更善於發現別人的錯誤,所以邀請聽眾在一個場景中找出錯誤,並解釋本來應該怎麼做,是一個很好的練習,以顯示合規規則如何影響不同的工作範疇。

使用的例子也應該為聽眾量身訂做。Erika說,舉例的訣竅是要引發聽眾的想像力 -- 不僅僅是老生常談的「然後我們的競爭對手被罰了很多錢」或「然後他進了監獄!」。更能被聽眾吸收的可能是:「這為我們公司節省了數百萬美元」和「這就是為什麼這個大客戶/投資者決定和我們合作」。像這樣的故事可以幫助同事理解合規的作用,並在今後緊記這些訊息。

將合規培訓作為一種參與工具

Stanley Lui同意活動形式的培訓課程更有效,並經常使用角色扮演和角色轉換活動來提高聽眾的參與程度。

「最糟糕的是只談論不要做的事!」Stanley說。「這只會令人覺得合規部門永遠是一塊禁地。」

Stanley在使用不同的道具來注入想法方面非常有創意。他認為,一個引人入勝的培訓課程能促進資訊的最大粘性。在一次「粘性」的培訓中,他給參加者們提供了一個普通的白色保溫杯和一些附有說明性的信息貼紙,這些貼紙將「利益衝突」和「適當的款待」等合規概念視覺化。在培訓期間,每當涉及到相應的合規主題時,聽眾就會撕下一張貼紙,然後貼在作為空白畫布的保溫杯上。這個環節總體上是一個輕鬆而有趣的活動,最後產生了粘性資訊。

另一個有創意的環節是發放歡呼喇叭,以推廣「大聲說出來」的倡議,以及不要對不合規的行為視而不見。這種基於活動的培訓旨在讓前線同事參與其中,最終目的是在團隊內部和團隊之間建立信任。

Stanley也是「白帽子」(White Hats Guys)的創始人,這是一個法律與合規培訓師聚集的共享平臺。其使命是通過創新的培訓資料和引人入勝的敘述來培養合規文化及意識。這個「動動腦筋!你就不會沉沒」的泳圈概念是通過這個平臺成功分享的例子。

作為律師,我們習慣於閱讀冗長的檔案,但並不是每個聽眾都能接受那些經常是誇誇其談的合規規則。我們的想法是將這些複雜的規則或政策簡化為更容易接受的資訊,並輔以圖片說明。如果我們能做到這一點,我們很快就會發現自己把「合規變成時尚有趣的事情」,就像「白帽子」們的使命一樣。

有效的合規培訓應該是建立信任

雖然沒有可以用來衡量合規培訓的「能力矩陣」或「關鍵績效指標」,但當合規部門在風險出現時甚至在潛在風險出現之前就忙著接聽同事的電話尋求幫助和指導時,其成功就會獲得認同。這需要非常高水準的參與及信任。

歸根結底,合規培訓不應該是在空格打勾的平凡例行公事,而應該用來在組織內建立信任,並充分發揮所有員工的把關作用。

的近律師行知識產權部聯席主管,專業規格及培訓負責合夥人

蔡小婷律師是的近律師行知識產權部的聯席主管合夥人,同時負責專業規格及培訓事宜。她擁有超過25年處理各項知識產權法律事務的經驗,能就在中國內地營商而產生的各種獨特挑戰提供法律意見。她曾就知識產權權利的保障、維權及商業開發的策略性問題向許多主要的本地及國際客戶提供法律意見,並擔任全球奢侈品、時裝、化妝品、酒店、娛樂、食品及餐廳、先進科技、醫藥及電子等行業中領先企業的代表律師。

蔡律師曾就公司收購及重組涉及的各種知識產權問題提供廣泛的法律意見,包括技術轉移、特許與合作事宜、技術開發與改進等事項。