在科技時代與時俱進

Tony Williams 負責人,Jomati Consultants LLP

聽過未來研究者或讀過科技和人工智能發展報告的人,都難以避免假設很多專業人士將會在5到10年內被機器取代,律師也難以幸免。要知道新發展可能需時多年顯著影響才浮現,但當影響出現時,可以十分巨大。例如,Tim Berners Lee爵士在大約1990年曾經寫過互聯網可能產生的影響,隨之而來是2000年科網泡沫爆破。事實上,直至現在我們才看到互聯網在業務以至日常生活的巨大影響。此外,利用氫燃料電池車作為清潔能源解決方案,減少二氧化碳排放量,已經討論了超過20年。日前,豐田宣佈將開始生產氫燃料電池車,但可能最快要到2025年才會見到它們在道路上廣泛使用。

這不是說要等到新發展的影響全面出現時,我們才去留意,因為到時或許為時已晚。對它們作出經過考量而適度的反應,是必要和恰當的。

對於律師來說,尤其是小型律師行的律師,重大改變帶來的挑戰可以很大。例如,在香港,取消物業轉讓律師定額收費是一個翻天覆地的變化,對許多律師行產生不利影響。但是,那些倖存的律師行適應了新環境,修訂經營模式,繼續發展。

適當時為改變作好準備,洞悉時機,需要良好的判斷能力。較小型的律師行面對眾多大型甚至國際性律師行,似是不可能的挑戰。較大型的律師行可以投入大量時間和資源發展資訊科技, 重新設計其業務。有些律師行在本國或成本較低的地區設立日益複雜的處理中心。這些投資可為它們取得可觀的經濟回報,因為它們有足夠的工作量去保持這些中心全面運作。面對這個似乎是資訊科技的軍備競賽, 較小型的律師行如何能保持競爭力?

我們建議13個方法,令較小型律師行能夠在科技時代與時俱進。

  1. 策略。清晰自己想要怎樣的客戶,想為他們做甚麼工作。問問自己,特別是比起競爭對手,你提供的與客戶相關嗎?有吸引力嗎? 你想做的工作價格敏感嗎?你的專業技能和服務值回價格嗎?你提供的服務可以賺取合理利潤支付合夥人薪酬之餘,也為足夠未來投資於業務嗎?
  2. 客戶。知道客戶和目標客戶的資訊科技水平,對了解你需要提供甚麼服務和怎樣提供這些服務,至為關鍵。年輕客戶與互聯網和社交媒體一起成長,他們期望你能自如地使用這些模式。其他的客戶也會有不同的需求和期望,你的服務需要與此保持一致。
  3. 靈活。大型律師行可能有更多錢去投資,但推出產品或更改程序可能需時數月甚至數年。相反,小型律師行如果願意,往往可以在幾天之內採取改變。行動迅速意味著從找到機遇到推出市場,較小型律師行佔有「先行者」的優勢。
  4. 利用。很多資訊科技使用者只使用其系統功能的一小部分,這是可悲的事實。真正了解現行資訊科技系統能夠提供甚麼,找出價格相宜的附加組件,就可以在不增加或增加很少成本的情況下,顯著改善功能範圍。
  5. 賦權。人們通常認為,新想法一定要由律師行合夥人提出。但是,年輕律師和輔助人員往往更清楚資訊科技可以做到甚麼。若果加以鼓勵和授權,他們樂意提出建議,有助顯著提升業務。讓他們參與其中,不僅對業務有利,或許還能增加他們的積極性,提高員工留任率。有年輕律師幫助律師行開發應用程式,涵蓋客戶關注的事宜,讓客戶透過流動裝置輕易取得資訊。
  6. 不要拯救世界。有人傾向認為,要與時俱進就代表要投資於萬能的資訊科技系統。當然,重大的升級有時是必需的,但更重要是實事求是,認清需要甚麼,會用甚麼,客戶期望甚麼,客戶想要甚麼。正如上文第4點提及,充分了解當前系統的能力,最少可以推遲重大投資 。對於一些律師行而言,使用雲端來保存數據,或可降低任何資訊科技升級的資本成本,流動讀取文件和信息亦更便利,前題是要注意以下第12點提到的安全問題。
  7. 具針對性。了解客戶需求,有助提供滿足他們需要的產品和服務。例如,英國一家小型產權律師行開發了一個簡單的系統自用,將所有關鍵文件、租賃到期日期、租金檢討、維修義務等等的電子副本,開放給客戶查閱,令負責產權的律師和客戶都可隨時查看資料。他們利用簡單的樣板系統,確保信息保持更新。連結重要的租金檢討和其他日期的日曆系統,有助確保所有通知都及時發出,大大降低專業疏忽索賠的可能。這個開發成本低廉,並適用於所有產權組合。採用更先進的系統,也可以找出任何偏離客戶規範的文件,顯著減少隨後出售物業時所需的時間。亦有小型律師行開發資訊科技系統來分析保險索賠,並開放資料予客戶,從而以最低的額外成本,為客戶關係顯著增值。
  8. 社交媒體。 有些律師對在業務上使用社交媒體感到不安,這點可以理解。然而,Linked In、Facebook或Twitter可以是與客戶保持一定接觸的有效途徑。在英國,有律師行用Facebook尋找在辦公室附近範圍內新近訂婚的夫婦,經過一些篩選,律師行能夠為他們提供一個定額價格的婚前協議。這個使用社交媒體的方法或許不很浪漫,但律師行因而接觸到潛在客戶群,否則這群人可能永遠不會聘用這家律師行。
  9. 網站。網站是律師行一個日益重要的窗口。它適用於流動裝置嗎?它有更新嗎?它包含有趣吸引的資料嗎?大多數律師行的網站出奇地差。開發一個優秀網站的成本不高,而且真正有助展示創新和客戶友好的形象。但是,一定要注意遵守《律師執業規則》(第159章,附屬法例H)2AA條和《律師推廣業務守則》。
  10. 檢查。律師行需要檢查它們的工作,仔細考慮指令的每個部份應由誰做,應怎樣做。在競爭激烈的市場,這意味著下放工作到最便宜的能力水平。也有必要使用先例樣板、智能草擬工具和基本知識和培訓制度,以盡快提高律師或律師助理的能力水平。這通常又被認為需要大量投資。事實並非如此。一些簡單的工具,可以快速提高工作效率和工作滿意度,但確實需要花點時間來分析工作的種類及可委派的職責。待新方法有效運作,也需要投資一時間。但是,如果做得好,結果應該可以在6個月內開始呈現。
  11. 無紙化。 許多律師似乎認為辦公室內紙張堆積如山是身份象徵,或者是張安全毯。單單使用電子郵件文件夾或更先進的程式或掃描器,律師行幾乎無紙化是完全可行的。這樣數據不但更容易取得和檢索,如果適當備份,比起紙張文件更安全,還可以騰出花在存檔的時間,更重要的是節省寶貴的辦公空間。
  12. 安全。黑客和垃圾郵件發送者變得精密,律師行都面臨更大的業務、財務和聲譽風險。保持安全系統更新,提防危險電郵是必要的。快速上網搜索一下,不難得悉時下的騙局,提高警覺。一些基本內部管理,例如定期更改的隨機密碼,是最小的第一步。
  13. 有好奇心。我們很容易認為,我們做事的方式能夠提供最佳的服務。不幸地,這極之鮮見。 對新的工作方式、不斷變化的客戶期望和新產品持開放態度,保持新鮮感去令服務質素不斷提高。這並不等於盲目追求時尚,但確實需要一定程度上意願公正、客觀地看待工作的方式,不斷努力提供更快更好的服務。

科技時代為律師帶來的挑戰很多,但可能帶來的機遇更多。較小型的律師行不能僅僅生存,只要保持開放,準備適應新環境,它們一樣可以在這個環境突圍而出。