如何為下次會議作好準備

你大概知道會議的尷尬局面:多數人在玩「誰能收集最多的名片」的遊戲。作為精明的專業人士,你不應玩這個遊戲,這個遊戲沒有贏家!

要正確利用會議的網絡,你必須改變遊戲規則。如果態度正確,加上一點準備工作,網絡可以很有幫助,建立長久的聯繫。你可以通過以下7個簡單步驟,來充分利用下次會議。

會議前

1. 訂立參加會議的具體目標

甚麼值得你(或公司)花時間和金錢在這個活動上?以企業的角度思考,投資回報是多少?每次會議之前,用幾分鐘時間思考你想通過此活動達到的具體目標。「結交新朋友」不夠具體令你有動力和衡量成功與否。是否結交到X個新客戶?與X家尚未合作過的公司建立聯繫?與某國的X間公司建立聯繫?可以是任何可以衡量的具體內容,由你來決定和負責。

2. 研究會議和與會者

許多會議主辦單位會提供便利研究所需的工具:包括日程安排、講者簡介、會議網站、聯繫其他與會者的應用程序。仔細閱讀這些材料並進行戰略規劃。你想和誰聯繫?為什麼?你會怎樣做?你們有甚麼共通點?能在活動開始前與他們聯繫嗎?哪些環節或招待會有志同道合的人?了解你想關注的主題的方方面面。

3. 更新個人社交資料

多數建立網絡的機會都是通過電子郵件或社交媒體的請求。你上次何時更新個人資料圖片或LinkedIn摘要?確保業務簡介的所有資料都是最新的。

同樣重要的是:你是否把自己描述為領域的專家?你是否在LinkedIn上發布了增值的內容和評論?你上次甚麼時候發文?如果最近沒有發文,現在是時候去做了。

最後,確保在會議上能提供各種聯繫方式,可以是傳統的名片,也可以是向喝著紅酒時剛認識的人發LinkedIn即時請求。

會議中

4. 第一印像很重要!準備好自我介紹和推銷

第一印像只維持兩秒!提前想好介紹自己和工作的方式。被問及工作時,不要說「我是法律學院學生」或「我是公司律師」,要說點令人意想不到的,製造驚喜。要令人記得你,而不是要試圖融入人群。

介紹你的工作的好方法是帶出3部分信息:1) 你與誰一起/為誰工作?2) 你為他們做了什麼3) 你的工作讓他們能做什麼?

我是談判培訓師,與(1)大型律師行的律師一起工作,(2)把他們的談判方法系統化,以便他們能夠(3)每次都為客戶取得最佳結果。

稅務律師可以說:我是稅務律師,與(1)跨國公司合作,(2)分析避免雙重徵稅協議,(3)以協助它們優化外地投資回報。

另一個方法是,以一句開場白來吸引注意。例如,在喝紅酒的夜間活動想讓自己變得有趣,可說點搞笑的:「我為律師舉辦匿名戒酒會」;或大膽點說:「我需要找個消遣,所以去了改變法律界的格局」。這樣說的目的是讓別人意識到,你是有趣而獨特個體,而不是「只是另一個律師」。

5. 讓他們展開對話

假設你留下了很好的第一印象。現在怎麼辦?接下來將注意力轉移到他們身上!人們喜歡談論自己、他們的經歷、意見和對他們重要的事情。如果你真的想與他們建立聯繫,就要對他們的事情表現出興趣,提出他們會認同、能引導他們繼續說話的話題。簡單的開場白包括:問他們為甚麼參加這個活動、他們專長甚麼領域、為何選擇這個領域等等。多聽少說,利用這個機會學習新事物,讓他們發光。

會議後

6. 明智地利用學到的知識

建立聯繫是個人的,而不是業務的。一定要記住你們聊過的個人小事,也許是共同興趣、下次假期、一個項目、彼此的愛好等,這樣你就可以在後續跟進中使用它們。回到酒店後,或許可以寫下這些資料(在名片的背面做筆記),這樣你就不會忘記後續的話題或計劃如何再聯繫。

7. 準備後續策略

除非配合扎實的後續策略,否則迄今所做的一切都沒有價值。會議結束後你會如何立即聯繫對方?充分利用會議的功能,建立跟進系統。最重要是根據對話過程中收集的個人資料,對所有信息進行個性化設置。

最糟糕是平平無奇地說「如果你需要我的服務」或「這是我們的產品目錄」。

最好提及上次談話如何影響到他們,以及將來如何保持聯絡。最好的信息是對另一方帶來一些價值。

總結

作好準備。無論參加業務或個人的面試、會議、演講、研討會或活動,作好準備將是成功與人交往的關鍵。

抱著正確的心態,從現在開始再沒有任何會議是無聊或困難的!

Jurisdictions: 

法律碩士,The Negotiation Academy(談判學院)

Claudia Winkler博士,法律碩士(哈佛)是一名在國際上工作的談判培訓師,也是The Negotiation Academy™的創始人。作為一名培訓師,Claudia幫助世界各地的律師事務所、企業和大學發揮了4500多名專業人士的談判潛力。藉著她的公司Negotiation Academy,她通過提供機構內部培訓、在線課程和現場活動,塑造未來的律師和領導人,幫助促進法律職業。

聯繫Claudia方式,請通過網址:www.necademy.comclaudia@necademy.com