快速撰寫致客戶通信的訣竅:正合需要嗎?

香港的事務律師就錯綜複雜的法律問題,向客戶提供準確意見,用語簡練、易讀易懂,費用是在客戶負擔能力範圍內,不過律師可用的時間是越來越短,承受的壓力是越來越重,這已不是甚麼秘密。要在緊迫時間內完成工作,對入行日子尚淺的律師來說,是特別的困難。律師需要掌握兩大種技巧以應付客戶的要求:一種關乎草擬致客戶通信的「流程」;一種關乎「製成品」,也就是送交客戶的通信定稿。我們在本文提供幾個訣竅,助你順暢草擬客戶通信的流程。我們建議律師,特別是後天沒有怎麼訓練過在這些艱難情況下撰寫通信的,依照以下流程,以期盡量提高製成品的質素。

流程

  • 騰出時間全面問清楚客戶的指示。客戶正處於甚麼境況?客戶想得到甚麼結果?
  • 撰寫意見之前做資料搜集,而不是邊搜集資料邊嘗試撰寫意見。
  • 如果撰寫的意見要具有深刻到位的分析,創意和想像力,不妨考慮到一處不會不斷有電郵和電話令你分心的地方,例如休息間或會客室,讓自己能安靜工作。
  • 先在初稿細心擬訂你經初步分析後得出的要點,然後鋪陳內容。在訴訟事宜上,用法律分析法IRAC (I-issue問題,R-rule規則;A-application應用;C-conclusion結論)開始也不錯。在商務事宜上,通常可以採用相近的安排。那就是,確定並找出與客戶處境有關並用得上的事實,肯定客戶想得到的結果,然後詳述客戶可用來達成目的的選擇和勝算。
  • 最後,雖然時間緊迫,在製成品送交客戶之前,儘可能花時間校對製成品。最好分階段逐次校對內容的準確性、整篇行文、語法和串字,這樣可以進一步減低在這些範疇犯錯的可能。

我們會在下一期向你建議一些可用來提升製成品質素的技巧。

想順暢草擬客戶通信的流程,提升製成品質素的讀者,不妨瀏覽Legal English in Hong Kong網站https://legalenglish.hk,觀看法律專家有關法律文書寫作的受訪片段。

Jurisdictions: 

香港城市大學法律學院高級特任講師

香港城市大學英文系