提高小型律師行利潤的五個技巧

管理規模較小的律師行往往很費時,因為合夥人通常需要賺取律師費,又要兼顧業務發展和客戶關係。因此,利潤管理往往在事後才進行,而且通常只關注現金的進出:現金流入多即一切順利,現金流入少則相反。問題是,賺取利潤和收取現金之間,往往有時間差,即現金流顯示出現問題時,利潤下跌其實可能存在已久。

此外,專注業務發展,以確保律師行有足夠而穩定的生意,這點很重要,否則收入和利潤波動就會很大,令利潤管理更加困難。

以下有五個相對簡單的技巧,讓合夥人更好地管理利潤並且更有利可圖。

技巧一:利潤與現金分開管理

賺取利潤與向客戶收取賬單應付的費用,是兩項獨立的工作。現金結餘減少當然顯示有問題,但可能並非利潤有問題,可能是合夥人完成有利潤的工作後未發出賬單,又或已發出賬單但客戶遲遲未付款。另一方面,律師行每月要支付很多費用,所以在客戶付款前,律師行實際上正為客戶提供資金。

第一步是確保賬單盡快發出。就長期項目,盡量在中期發出賬單,嘗試每月向客戶開具賬單。為未開賬單的工作(進行中的工作)和未付款的賬單(債務人或應收賬款)設定目標。如果沒有目標,合夥人就沒有立即向客戶開具賬單和追討付款的壓力。設定目標的簡單方法是年收入預算的一個特定百分比,如25%(相當於3個月的收入)。所以,若年收入是1000萬,25%就是250萬或3個月的收入(年收入1000萬元,即平均每月83.3萬元,3個月250萬元)。若覺得25%太少,可視乎業務性質增加,但不應超過年收入的40%(4.8個月)。專注保持進行中的工作和債務在目標以內。不論規模大小,當今大部份律師行均很少允許進行中的工作和債務超過收入的50%。

技巧二:每天記錄時間

我們進行的幾項研究顯示,沒有每天記錄客戶工作的時間,會令收費時間減少,往後再記錄亦需時更久。事實上,每週記錄與每天記錄比較,每週記錄的收費時間少15%。換言之,對逐小時收費的工作來說,收費的時間會比實際所花時間少。而對固定收費工作,有利可圖的工作其實可能無利可圖。

現今電話和其他流動科技便利,合夥人(和其他人)沒有理由不記錄每天的工作時間。記錄不當不僅浪費時間,還會導致評估利潤的指標扭曲。例如,生產力看來很低,可能認為員工可應付更多工作,但實際上他們已很忙。因此,時間記錄也有助於了解員工是否具有足夠的生產力,這是管理利潤的關鍵指標。(另見技巧四)

現時許多律師行固定收費,認為記錄時間沒有意義,因為價格並非由時間決定。這是錯誤的想法。雖然價格可能因客戶而異,但律師行需要知道工作成本是多少。若沒有準確記錄花在事件上的時間,就無法確定直接成本,就看不到利潤是否足夠,及下次做同樣的工作時如何降低成本。不記錄時間,會使無利可圖的工作看來似乎有利可圖,因而一再重複做無利可圖(或利潤低)的工作。

了解獲取的利潤多少,專注於提升工作效率,從而降低成本,提高利潤。除此之外,有些律師行決定不接一些工作,因為市場價格太低,無法獲取所需的利潤水平(考慮到其成本基礎),不如把時間放在可獲取所需利潤的工作上。太多的小型律師行繼續從事低利潤(或無利可圖)的工作,對未能提高利潤不明所以。在價格壓力的市場,任何企業都無法承受在一段時間內以低價或無利潤地銷售「產品」。律師行也不例外,若它們想業務有利可圖,要麼降低成本,要麼不再做這種工作。

技巧三:確定每月可實現收入

了解每月可完成的工作量,是管理利潤的基礎。預算管理應準確估計每月的平均支出。估算一個月內完成的工作可以產生的收入以估算出利潤。基於一個月內實際完成的工作,估計可能向客戶開具賬單的金額。固定費用的工作可按一個月的工作時間佔工作總預算時間的百分比,然後以這個百分比計算固定費用。按小時收費的工作,可按一個月內記錄的時間,由合夥人評估可能收取的費用以及適用費率(這是要準確記錄時間的另一個理由)。

合夥人有時會說,在實際開具賬單前,這有時並不可能。但我們不同意。固定收費工作應該沒有問題。按小時收費工作,若不清楚客戶將接受的最終價格,就不應展開工作。律師行應與客戶預先討論,澄清這一點,若合夥人非常了解客戶,那麼他對客戶願意付出多少應有一定了解,可能不完全準確,但最終款額應為正負5%左右。重點是估算每個月的利潤,可快速看到異動,而非等到現金流開始下降才發現問題。

然後,可編制一份月度報告,顯示當月的預算收入及年初起累計總成本,直接成本(收費者的工資和相關費用及合夥人的費用)與經常性開支與月度和年初起累計預算比較。經常性開支應相對穩定,通常每月佔年總額的12分之1。由於經常性開支相對固定,收入減去直接成本得出邊際利潤,是決定利潤的數字。邊際利潤下降將導致利潤下降,除非可以降低經常性開支,但在短期內難以實現。每個月按預算檢視這個報告,可妥善控制利潤。

技巧四:注遂兩個關鍵變數

衡量利潤有兩個關鍵的變數,兩個取決於準確的時間記錄。(若沒有準確的時間記錄,則不能估計技巧三所述一段時間內賺取的收入。)第一個變數為成本倍數:即在一段期間內賺取的收入除以產生該收入的直接成本。(注意:技巧三的直接成本包括收費者的工資和相關費用及合夥人的費用)。所以,若收入為1000萬元,直接成本為400萬元,成本倍數為2.5:每1000元工資成本為律師行賺取2.5萬元收入。這是技巧三建議直接成本與收入分割的主要原因。

這是管理利潤最重要的變數之一。它適用於律師行整體、一宗個案或個人。對於大多數律師行來說,視乎經常性開支而定,成本倍數在2.5到3.0之間就可以賺取很不錯的利潤。(若成本倍數是3而利潤很差,那麼經常性開支對業務類型而言就可能太高)。成本倍數下降將與利潤下降關聯,這個變數有兩個好處。首先,它將問題獨立起來,即利潤的下降幾乎可以肯定是由於費用收入不足,以致產生的收入不足,所以解決辦法是增加收入或減少直接成本。第二個好處是它為收費者的財務績效提供衡量標準,可為每個收費者(包括合夥人)設定成本倍數,並根據成本計算預期的收入目標。因此,若實際成本倍數降低,可深入探討問題所在。

第二個變數是每個收費者的利潤。成本倍數下降將導致每個收費者的利潤的降低(收費者人數相同),易於計出對合夥人利潤的影響(遠在年度結算之前)。例如,假設一間律師行擁有5個合夥人和另外15個收費者,共20人,每個收費者的利潤(按技巧三計算的利潤除以收費者的數量)為100萬元,即利潤為2000萬元,100萬元的20倍)。每個合夥人的利潤可按利潤乘以槓桿加1來計算:本例子的槓桿是1:3(5個合夥人除以15個其他收費者等於3);即平均每個合夥人有三個收費者,連合夥人共4人一組。槓桿率為3加1等於4個收費者,而每個收費者100萬元的利潤的4倍為400萬元,相當由5位合夥人平分2000萬元總利潤。

當然,必須保持收費者的生產力,但成本倍數總結了生產力(收費時數)和定價的結果。考慮到直接成本,成本倍數下降可能是因為生產低,或收費率低, 或在無法收費的工作上花太多時間,或三者的結合。找出成本倍數下降的原因需時不久,可迅速採取糾正措施來扭轉這個趨勢。

技巧五:控制經常性開支

不說而知,經常性開支也須控制。正如以上所說,成本倍數或許處於可接受的水平,但經常性開支過高會導致利潤降低。經常性開支應處於支持業務高效運作的水平:利潤下降了就削減經常性開支,可能損害業務更深。因此,成本倍數清晰顯示問題出於經常性開支還是直接成本影響收入,這點很重要。考慮到企業運營所需的經常性開支,直接成本和所需的收入組合,以獲得有競爭力的利潤水平。管理層須從兩個方面思考這個問題:在這個經常性開支的前題下,直接成本和收入應為多少?反之亦然。

評估適當的經常性開支的一種方法,是按預期收入計算。如果成本倍數(收入除以直接成本)為2.5,則直接成本將為收入的40%:收入為1000萬元,直接成本為400萬元(400萬元的2.5倍等於1000萬元)。其餘的60%為利潤和經常性開支。對於許多律師而言,經常性開支約佔收入的30%至35%,所以利潤為250萬至300萬。考慮到合夥人的支出已包含在直接成本內,這個數目否足以獎勵合夥人,將取決於合夥人的數目和他們的期望。(小型律師行有時可按約25%的比例運營,但當然取決於租金和其他成本)。另外,亦可檢視收費者是否花時間處理非客戶的工作,及這些工作是否由辦公室支援人員來處理或以科技代替較好,然後分析確定可產生多少額外的計費時間,以及這對收入、成本和利潤可產生何種影響。

結論

無論規模大小,律師行的利潤能力是競爭力工具。若沒有適當的利潤水平,律師行就不能僱用最好的人員,更別說留住星級人才,亦不能投資於支援服務,以確保公司有效運作。這對許多律師行來說越來越重要,因為它們需要投資於越趨昂貴的科技及日新月異系統,以令公司保持競爭力。換言之,視乎其市場地位,律師行必須獲得一定的利潤水平,以確保能夠繼續與競爭對手競爭。未能達到利潤水平,律師行的市場地位將持續惡化,客戶和優秀人才流失,甚至結業收場。合夥人必須認識如何管理利潤,每月抽時間處理這方面的工作。

Jurisdictions: 

Hodgart Associates Ltd 董事總經理

Hodgart先生作為全球多個專業服務機構的資深策略變更顧問,其客戶群包括:許多國家中的大型專業服務機構(涉及各個主要專業範疇),以及範圍廣泛的小型至中端市場企業,而法律市場是一個格外受關注的範疇。Hodgart先生為全球各地區(包括亞太區)的客戶提供服務。

Hodgart先生亦不時發表文章,論述各專業服務機構所面對的管理問題。他的兩本最近期著作分別為:Organizational Culture in Law Firms (Ark, 2012);及Strategies and Practice in Law firm Mergers (Legalease, 2005) 。

在擔任現時的顧問工作以前,Mr.Hodgart是一位出色的單車職業運動員。