新的律師行模式

 

在過去九個月,律師行努力應對疫情,辦公室關閉、交通中斷、大多數經濟體的GDP出現前所未有的倒退。古語有云,「需要乃發明之母」,律師行改為採取在家工作,結果出奇地有效。律師行以Zoom或Microsoft Teams等服務進行內部會議,甚至客戶會議、研討會、調解和一些法院聆訊,取代面對面的會議。

除非推出有效的疫苗或治療,很難確定疫情對律師行運作的長期影響。然而,2020年的事件似乎加速了法律界一些趨勢的發展,引發了前所未見的創新和試驗。這些趨勢過往已經出現,但一直進展緩慢。

我們可能會在以下方面看到變化:

工作實務

許多律師能非常效率地在家工作,儘管在香港擠迫的居住環境下,在家工作並非沒有困難。這將令律師及律師行重新考慮,律師和其他職員是否有必要整週在辦公室工作。僱主可能不得不提供彈性工作安排,以吸引和激勵員工。但是,法律是服務為本的行業。在合理範圍內,我們必須在客戶期望的時間和地點提供服務。儘管客戶或許不在乎律師在辦公室還是在家中工作,但他們在乎律師是否能聯繫上,並且在必要時能與他們見面(虛擬或親自見面)。現在,律師已習慣客戶隨時來電或發訊息聯繫。若要維持客戶關係,與律師的聯繫必須輕鬆暢順。

此外,客戶期望律師行在適當的時候向他們提供各種服務。因此,彈性工作絕不能導致律師閉關自守。他們必須與同事互動,以確保客戶獲得最佳建議。

與同事互動以合作處理客戶事務、發展和指導年青律師、維持公司文化和關係,使得律師行可能需要維持合理的出勤率。就此,Linklaters和Herbert Smith Freehills均在制定長期的彈性工作安排,讓律師每週在家工作最多兩天。

因此,彈性工作可能會成為許多律師行的常態,但對大多數律師行而言,這很有可能是逐漸進化的而非革命性的變化。

場地

律師行的辦公室成本通常是其第二大支出,僅次於薪金。在疫情之前,一些律師行採用了開放式辦公室,而不是分格式辦公室,並考慮更靈活地利用辦公室空間。因應最近的情況,律師行應能加速檢視和配置其辦公室空間。很多機構使用靈活工作空間提供者(如WeWork),按桌數付費。許多律師認為,在辦公室內被文件包圍有安全感,亦是業內地位的證明。但是在疫情期間,收到的文件進行掃描,電子文件成為常態(在許多律師行已經如此)。鑑於審計顯示,律師在辦公室的時間僅佔50%至60%,其餘時間用於應付客戶、出席會議、商務出遊或休假,這種變化正在浮現,但現在將會加速。

律師行可能會發現,業主越來越願意談判租賃條款。對某些律師行而言,靈活空間提供者可能值得考慮,把固定成本轉換為反映新工作模式的可變成本。律師行將需重新檢視當前擁有的場地、場所的真實成本(租金、裝修、維護、稅、清潔等),他們的工作模式(律師和其他員工)、希望鼓勵的行為(團隊合作、培訓和指導等),以及律師和其他員工的期望。有必要嘗試新的辦公室佈局,現在律師行和其他專業服務公司中有不少新佈局的例子。

疫情提供了進行此類審視的機會和需要,在回復正常之前落實改變。有些律師行可能簽了較長期的租約,短期難以節省開支,但是鑑於香港辦公室的租約往往較短,因此現在就應該開始進行計劃和試驗。

支援角色

在疫情下,律師行也須考慮需要的支援角色及如何獲得資源。秘書的比例是要立即審視的問題。遙距工作令律師學會處理之前由秘書負責的工作。律師行需要考慮這是否有效利用律師的時間,但顯然秘書的角色將發生變化。一些律師行將減少秘書的數目,同時提高留任秘書的技能和角色,使他們改為擔任團隊協調員、帳單協調員或其他角色。鑑於雲端技術的廣泛採用、在家工作增加,以及網絡安全問題引起的客戶機密風險,律師行也正在重新審視他們所需的資訊科技支援。

同樣,律師行所需的支援職位,以及這些職位的表現,也可能需要進行全盤審視。例如,較小的律師行與其聘請人力資源經理,或可按需要聘請兼職自由身人力資源顧問。現在有大量合格的專業人士願意擔任兼職諮詢工作,中小型律師行大機會以可控的成本聘得高質的專業人士。

虛擬律師行

儘管大多數律師行將重新審視其業務模型,營運模式的許多方面都將如上所述發生變化,多數律師行與但與疫情之前相比變化不會太大。但是,2020年大部分時間在家工作的許多律師,將重新考慮是否想繼續在律師行工作。這可能會刺激大量律師決定獨資執業,或加入管理一系列後台職能(如合規、專業彌償保險、賬單、會計等)的綜合型虛擬律師行。在英國已出現了多個虛擬律師行模型,包括在另類投資市場上市的Keystone Law (雖然在香港這類律師行必須由律師擁有和控制)。這些虛擬律師行受SRA(律師監管局)監管,與大律師事務所有相似之處,它們收取一定比例的律師費收入,管理一系列監管、財務和行政事務,從而令律師可專心關注獲取和服務客戶。它們通常包括不同執業領域和經驗水平的律師,在適當的情況下可一起提供比獨資執業者更廣泛的服務。這種結構對獨資律師的好處是,他們通常可賺取律師費收入的70%至80%,而在傳統律師行中,利潤率通常在25%至35%之間。結果,律師可以向客戶收取較低的費用,同時實現較高的收入水平。雖然有些客戶會希望使用聲譽良好的實體律師行,有些客戶或會被較低的律師費、律師的更緊密跟進和「現代化」的法律執業方式所吸引。

虛擬律師行的重要性和競爭力尚待觀察,一旦成功,可能會為律師行提供重新審視結構的額外動力。

疫情對全球經濟產生了重大影響。總體上,法律行業似乎能安然渡過風暴。在家工作整體上成功,儘管律師行的收入或許遭受損失,但他們也嚴格控制了成本。然而,律師行需要接受「永不浪費危機」的格言。我們確實有機會修改律師行的業務模式,為員工提供更可接受的工作安排,為客戶提供更好的服務,並為合作夥伴帶來可信賴的利潤水平。 

Jurisdictions: 

負責人,Jomati Consultants LLP

Tony Williams 是 Jomati Consultants LLP 的負責人,該公司是英國領先的國際管理諮詢公司,專攻法律界。 Jomati 的服務旨在支持律師事務所、 大律師事務所和企業內部法律部門解決一系列戰略問題。 在創立 Jomati Consultants 之前,Tony在高偉紳律師行擔任企業律師有 20 年之久,他離職前的職位是作為全球管理合夥人。2000 年, 他成為 Andersen Legal 的全球管理合夥人。2002年 10 月,他成立了 Jomati Consultants。 2012 年,Jomati 獲授予國際貿易企業的女王獎。2013 年,Tony 入選 National Law Journal 首届 50 位法律商業開拓者和先驅者名單,成為僅有的兩位非美國本土人士之一。Tony 是「法律大學」的客座教授, 同時也是律師監管局委員會的非執行成員。