更多法律工作轉移內部 律師時間、資源減少,壓力增加

Pearl Liu

越來越多企業認識到,控制成本同時保持工作質量的最佳方法,是更多利用內部僱員,企業律師因而面對的壓力就越來越大,務求用更少時間和資源做更多工作。

湯森路透在10月14日舉辦的香港公司律師協會半日會議以「企業律師的一天:以科技和創新來解決問題和建立效率」為題,深入討論這個趨勢。

其中一位講者在一間以亞洲為基地的國際投資公司擔任法律顧問,她說:「我們在很大程度上依賴外部的業務交易律師,同時,我們要確保清楚對公司來說重要的事宜,確保這些事宜都獲妥善處理。我花很多時間開會,和其他部門的同事電話會議,因為作為企業律師,我們增值的途徑就是提出和討論問題。」

湯森路透助理總法律顧問Jil Leong相信,律師更著眼財務底線是很自然的事,因為法律職能受到壓力,必須更有效地支援業務。這意味著律師必須花更多時間管理如何處理問題,此時內部處理更多法律工作的壓力之大,前所未有 。

她說:「我們法律部門與其他業務沒有分別,一樣面對成本管理的壓力。」

湯森路透的調查報告《A Look Inside: 2015 Thomson Reuters Legal Department In-sourcing and Efficiency Report》顯示,接近50%法律部門認為用更少資源做更多工作是最大挑戰。

其中一個方法是簡化程序,使用範本來標準化一些合約。調查顯示,76%法律部門依賴科技,49%使用文檔管理工具。

其中一位講者在本地發展集團擔任企業律師,她說:「我們擁有內部法律門戶網站,提供簡單合約的標準表格,例如保密協議和招標文件。但凡有所更新,我們只需編輯範本,與其他業務部門分享。」

網上公告的缺點是需要頻密更新,企業律師因而需要經常跟進最近的法律法規,甚至多個司法管轄區的法律法規。

湯森路透的Jil Leong表示:「支援大型、跨國企業,對很多律師來說是一個持續挑戰。我們在多個司法管轄區提供多種產品和服務。」

這也意味著企業律師也需要經常跳出他們的知識基礎和「舒適區」,在他們不一定熟悉的司法管轄區承擔責任和法律風險。隨著公司削減成本和避免支付外部律師高昂的費用,這種做法已變得司空見慣。

用於外部法律建議的預算持續縮減,對企業律師來說,工作時間和工作壓力只會繼續增加,這已成既定事實。面對這個事實,企業律師需要利用科技,必要時明智地使用外部律師,例如在處理訴訟、併購及知識產權工作。