更好的法律寫作始於更有效的時間管理

作者 Chris Jensen,Legal Writing Coach創辦人

大多數律師在撰寫自己最好的寫作前已沒有時間。因此,律師改善其寫作的一個簡單方法,就是更有效的時間管理。

問題

已故美國最高法院大法官路易斯·布蘭代斯(Louis Brandeis )有一句名言:「沒有偉大的作品,只有偉大的重寫」。他的意思是一個人的最佳寫作發生在編輯(重寫)階段 - 如果到達到這個境界的話。

小說家有充裕時間反覆改善寫作,直到他們滿意為止。律師卻不然。他們的時間限制甚是嚴格,工作期限十分緊迫。

究竟律師如何管理自己有限的寫作時間?我經常問律師,他們通常如何分配他們的時間,比方說,在寫作過程中有三個主要步驟,他們會如何分配10小時的寫作計劃:(1) 預寫、(2) 第一稿、(3) 編輯。通常的回應是2-4小時花在預寫,4-6小時在第一稿,然後1個小時在編輯。換句話說,大多數律師在編輯階段時已花了大部分可用於寫作的時間。

問題就在這裡。如果你最好的寫作在你編輯時發生,而你只給自己很少時間編輯,那麼你永遠不會有機會在最後期限到來之前呈現你的最佳作品。我教給律師的大部分寫作技巧和技術,最好能在編輯階段中實現。因此,如果律師沒有留下充裕時間來編輯,這些技巧的價值十分有限。

校對是不是編輯

鑑於律師通常只會留下少許時間編輯,他們可以做到的唯一「編輯」,就是快速檢查文件有否明顯錯誤(語法、標點、錯別字、姓名、日期等)。但這種快捷而膚淺的檢查根本不是編輯,只是校對。

編輯是對文件中的所有潛在問題作出深入的檢討:結構、風格、用途等。這需要時間。

制訂一個時間管理計劃

第一個解決方案是管理時間,確保你有時間認真編輯文件。

每次你收到一份龐大的寫作計劃時,應該詢問你可以/應該花多少(計費)時間。在此基礎上,快速制訂一個時間管理計劃,盡量留多點時間用於編輯。例如,在寫作過程的三個步驟中,你不是分別花比方說40%、50%和10%,而是分別花40%、20%和40%。

那麼你可能會問,我怎可以只花所有時間的 20% 在第一稿?方法如下。

首先,一旦你完成了研究,並取得了答案後,先抗拒寫第一稿的的衝動。反之,制訂一個大綱。在寫作前的階段制訂大綱是更有效的時間運用,而不是在打出第一稿時才組織文件。

其次,要理解第一草稿的目的僅僅是要有東西寫在紙上,然後你可以慢慢編輯。如果你在寫作前的階段制訂了大綱,你無需花時間構建第一稿。大綱的要點直接成為你的標題;大綱中的次要重點變成你的主題句子,介紹段落。然後,當你為大綱擴充內容時,應盡快行動。不要在第一稿太過擔心風格或語法 - 盡管將你的想法都寫在紙上。

一個被誤解的事實是,第一稿是寫作過程中最不重要的一步。大多數律師花太多時間在第一稿,試圖使它完美,但這卻削減了編輯階段所需的時間。

依循一個系統

現在你已經來到了編輯階段,你的時間很充裕。下一個提示是在編輯時依循一個系統。

只有極少數的律師在編輯時依循一個系統。我們大多數人遵循「精神分裂」的方式來編輯,當中我們閱讀整篇文件,嘗試同時找出所有可能出現的問題。這種做法不現實、效果差,也沒有效率。我們的精神並不擅長同時察覺多個問題。

與其以雜亂無章的方式來編輯,不如嘗試一個有系統的方法。我將這個想法稱之為「四步編輯」。有了這個系統,你要編輯文件四次,從大問題逐步走向小問題。每次編輯都很快,因為你每次只要找一種問題。

在第一次編輯時,你只看大型的結構性問題。文件的結構整體上符合邏輯嗎?結構是否讓讀者易於跟循?我需要更多的「導航輔助」(列表、標題、轉折、段落、主題句等等)嗎?將文件的結構圍繞「ICRA」(Issue 問題、Conclusion 結論、Rule 規則、Application 應用)是否有道理?

在第二次編輯時,你找機會刪除字詞(但不改變原有意思),使文件更簡潔。這是改善寫作風格的最快速和最佳方式,將你作品中的術語和「法律用詞」的其他來源一一刪除。

在第三次編輯時,你尋找機會簡化句子。這一步的目標是簡短、直接、正面、採用「主語-動詞-賓語」(全在一起,而且接近前方)的句子,其中主角是主語,而重要的行動是動詞。

在第四次編輯時,你(終於)校對。這時,你檢查行文用語的錯誤:語法、標點和詞彙。(提示:如果你已用盡時間,不能校對文件中的每句句子,至少應檢查大而可見的部分,如封面、段落的開始和結尾部分以及標題。)

依循系統的優點

編輯時依循一個系統的確有許多優點。首先,這方法符合現實:如果你同一時間只尋找一種錯誤,你發現問題的機會很大。其次,這方法符合科學。它可以幫助你從寫作中抽離,更客觀地看該份文件。第三,這方法的效率高。這表示,雖然你要做四次編輯,相對於雜亂無章的做法,你會節省時間(達到相同效果)。

給主管的提示

主管可以擔當協助年輕律師的角色,讓他們更能善用寫作計劃的時間。主管可以編製一個項目管理表,作為每個主要寫作計劃的一部分。當主管發出寫作工作時,他們會與律師研究時間管理表,以澄清關鍵問題、訂立最長的(計費)時間,並有效地分配時間,讓律師在編輯階段中盡量花多一點時間。

項目管理表中可能包含的問題包括以下內容。

• 何時截稿?稿件需要紙質文件還是電子文件?
• 作品應該有多長?
• 我應該花多少(計費)時間?
• 作品應該採納什麼形式?
• 事務所有沒有模範是我應該遵循的?
• 項目在呈交後將有什麼工作(發送給客戶、用於動議等)?
• 司法管轄權和程序狀態是什麼(如果發生糾紛)?
• 主管對樣式和格式有什麼偏好?
• 主管/客戶偏好英式英語還是美式英語?

只需透過更有效的時間管理,以上的提示將協助律師成為更好的作家。