檢索策略:培訓律師使用免費或定額收費資源,提高成本效益

Elaine M. Egan研究及資訊服務部主管,Americas, Sherman & Sterling, LLP (New York, NY)及Linda-Jean Schneider電子資源經理,Morgan, Lewis & Bockius (Philadelphia, PA)

成本效益仍然是法律業務的驅動力,法律從業員因而越來越少時間花在建立檢索技能。教導律師使用免費或定額收費資源時,需考慮成本效益與時間效益之間的微妙平衡,因為這些資源可能限制檢索結果。使用免費或定額收費資源時,哪些選擇或策略有助檢索技巧取得成功?

在現今環境,即使精於使用互聯網的數碼原生代,建立檢索策略的方法仍頗為狹窄,培育具備高度技巧的法律檢索人員,就更為複雜。檢索人員不但要掌握新的檢索平台,評估大量數據,加上管理支出,又是另一項需要建立的技巧,即如何充分利用免費及定額收費資源的價值。

不論是在學術、政府或私人法律圖書室,資料專業人士必須提供能夠產生最佳檢索結果的培訓方法。經年累月建立以提示單、按件收費與按時收費、關鍵字、自然語言、切截及控制詞彙為重點的培訓系統,而使用免費及定額收費資源又不一定會改善結果,那麼檢索人員何時才應受訓使用這些資源呢?

訓練律師「管理支出」可能所費不菲,而且未必能帶來更大收益。這樣亦可能令人覺得用Google搜尋是可接受的方法,而不顧其固有風險。當不知道來源是否可信,這個方法是可衡量的回報嗎?你真的能把成千上萬的檢索結果變為一組可被訴諸法律的答案嗎?如果重新引領或培訓律師開始利用免費或定額收費資源是一個組織承諾,實現既定目標的最佳模式為何?Linda-Jean Schneider強調,在專門資源、可預計支出和最佳生產力三者的競爭之中,制訂一個平衡模式最為必要。

一直以來,法律資料檢索通過傳統的法律檢索網站,首先進行廣泛的檢索,然後使用各種過濾器和關鍵詞來縮小結果至可處理的限度。除非事先協議在某程度上限制支出,否則費用難以預計。大量時間已花在培訓人員使用這些複雜的檢索系統,和理解用於識別和選取相關資料的規則。能夠找出集中而清晰結果之老練檢索人員,絕無僅有。

隨著法律執業變得更專門化,專門化資源亦應運而生,例如專注於企業債券文件、法庭日程或知識產權的材料。這些新的供應商成功針對專門領域的獨特要求,而不是試圖包羅所有資料和滿足所有檢索者。由於這些具針對性的資源通常採用按次收費或固定訂閱收費,因此更容易以定額收費,而檢索人員取得關連結果的機會亦更高。與此同時,隨著互聯網資源普及,透過免費搜尋引擎有時至少能找到一些特定資料,檢索人員覺得已找到了答案,就不再費心仔細審查。在這種情況下,失職的危機就陰霾不散。

為了經濟理由而須改變培訓新律師檢索資料的方法,諸如Drinker Biddle & Reath LLP and Howrey Simon Arnold & White等一些律師事務所實行廣泛的培訓計劃,以學徒形式建立他們認為新律師必須具備的檢索和實務技能。Drinker Biddle的課程包括口供證詞、撰寫案情摘要和滿足客戶要求。導師包括律師、專業發展專家、檢索人員和企業客戶。投資於培訓計劃,從而透過管理支出來提升效率,以及了解影響生產力的關鍵措施,這些都需要仔細規劃、測試、反饋和評估成果。Linda-Jean權衡了以下學習模型:

  • 學徒模型—在現實背景下引導檢索人員以加強律師學習。這個系統非常適合用以教授,因為場景真實而靈活。
  • 主動知識回應—具備為種種法律挑戰和能力水平而設的學習經驗之模擬模型。
  • 引導檢索—科技導向平台,依賴度身訂造的重新定向系統,檢索人員可被導向至更合適的資源。

以成本效益為重心的檢索指導,分析檢索結果,同時包含使用網上免費資源的環節,主要用以取得客戶、潛在專家和證人的背景資料。這部份課程包含實踐環節和強制練習,其中有些以真實的客戶問題和實際情況為基礎,旨在令對象熟習使用這些工具,甚至合適的免費資源,從而取得最相關、具體而富針對性的資源。調查和評估結果顯示,新律師認為利用網絡資源有效檢索的介紹,令其大開眼界,獲益良多。通過讓參加者進行情境實踐和個人練習,展示使用「免費」但非對準目標的資源,所需時間可化為隱性成本。相反,相關的、有針對性的資源,能更快、更有效地提供答案。

許多頂級律師事務所都採用了類似的檢索訓練,集中以主動進取和專業知識回應的客戶的要求。其中一個主要考慮是讓新人能熟練地因應主題找出最佳資源,及/或識別哪些工作能委託給適當的專業人員,這些專業人員成本較低,而且被視為有關領域的「專家」。美國法律圖書館協會的法律資料檢索能力特別委員會,及過往的工作小組均強調,「成功的法律檢索人員,通過卓有成效的檢索策略收集資料……然後審慎地評估資料」。1

知識管理工具也起了演變,協助企業建立內部專業知識和審核外部樣本文件,為制訂相關實務具體結果提供寶貴框架。《美國律師》雜誌前100名律師事務所當中,有些在執業集團架構中聘有專人負責識別和審查資料來源,建議律師應優先使用,他們也確保集團提供必需的培訓。有些律師事務所聘有知識服務人員,以協助將開發這些工具納入內部培訓計劃,從而以更高效和具成本效益的方式回應客戶。其中一個經常出現的客戶要求,是就特定法律範疇進行50個州的調查和羅列清單。在行的檢索人員就知道在哪裡及如何用固定收費找到這類資源。如果律師事務所設有內聯網,就可將檢索人員導向最相關的資料來源,而且它們通常是定額收費。有時一些簡單的方法,如在內聯網提供具針對性的特定檢索連結,已可有效簡化檢索過程。

另一個有助制訂檢索策略的方法,是通過「引導檢索」,利用資源監測應用程式。這些平台大多提供選項,防止存取昂貴或有許可限制的資源,同時建議其他相關的固定成本資源。利用這些產品的使用報告,也可以追踪成功或失敗的檢索記錄,對評估系統是否物有所值及是否提供有用的資料,十分重要。一旦發現問題,便可提出更佳解決方案。隨著這些功能變得越來越精密,可為帳目帶來顯著回報。

無論採取哪種方式教導律師何時使用哪種資料來源,如何有效利用它們,以及何時將部份特定檢索委託他人,在現今成本控制的環境中,律師事務所欲取得成功,就應制訂策略來解決這個問題,以及建立培訓方案,以支持明確的策略。


1. 美國法律圖書館協會《Principles and Standards for Legal Research Competency》 2013年7月11日。