每位律師都應該知道 關於法律科技的三大誤解

法律科技不斷發展,對法律科技公司的融資和收購創下歷史新高。根據彭博社的分析,截至2019年第三季度,全球法律科技投資總額超過12億美元。

然而,在法律科技的好處被廣泛報道,交易和投資快速進行的情况下,為何法律行業在採用科技方面沒有跟上步伐?部分原因是法律專業人士對法律科技抱有誤解,不論是(i)沒有足够時間和資源(例如專責團隊)全面研究現有的法律科技工具;或(ii)被市場上過往有關採用法律科技失敗案例的陰影所影響。這些誤解仍然是導致採用法律科技緩慢的主要原因之一。
我將在下面探討我遇到的三個最常見的誤解:

1. 不值得採用法律科技,因為成功實施既昂貴又耗時

當人們提到法律科技的高成本時,往往强調購買法律科技的絕對一次性成本 - 這通常包括(i)軟件許可成本,(ii)與律師事務所/法律部門現有系統的融合,以及(iii)重新設計法律工作的工作流程,以適應此類法律科技的使用
情況。

相反,我們需要從「相對」和「連續」的角度來考慮成本。這意味著,衡量採用這種法律科技的好處的適當成本效益分析可以是:(i)預期在產品生命周期內節省的小時數,(ii)與客戶(律師事務所)/機構內其他團隊(企業法律部門)建立更緊密的關係或(iii)改善客戶(律師事務所)/機構內其他團隊(企業法律部門)對其工作的滿意度等。

然而,如果上述成本效益分析沒有產生誘人的投資回報(ROI),請對法律科技持開放態度,並考慮是否有其他可供考慮的替代方案,例如(i)安排與供應商進行試用以重新評估成本效益分析;(ii)與供應商商討降低初始投資成本,或考慮使用基於「軟件即服務」(SaaS)或按量按期付費的解決方案(其成本通常基於使用量/年度計)。

即使預算有限,從小規模做起,也有很好的法律科技解決方案供使用。使用「開放源碼」(open-source)軟件,或者使用機構已經擁有的工具來解決一些小問題。例如就文檔自動化(document automation)而言,您可以使用docassemble、VBA Macro,甚至Microsoft Word/Outlook的Mail Merge和Quick Parts功能來實現。

2. 法律科技只關乎節省成本

節約成本是最常見使用法律科技的原因,因為節約的成本可以量化,因此提供了指標來證明採用的投資回報(ROI)是合理的。然而,有更好的理由驅使法律科技的採用:

(i). 加强團隊成員或機構內其他團隊之間的協作:項目管理工具在管理法律工作方面比電子郵件具有明顯的優勢。這些工具提供跟踪那些分配給單個團隊成員的任務/文檔的狀態、多方協作編輯文檔以及項目中主要步驟的時間表視圖功能。這些工具對於涉及大量文檔或多個司法管轄區的工作特別有用。

(ii). 提高工作質量的一致性,減少人為錯誤:文件自動化/合同管理工具通過減少合同條款的可變性來將法律文件標準化(例如,對於某些條款,只允許由合規或風險團隊批准的幾個預定義選項供其他簽約方選擇,而不允許自由編輯文本)。因此,這可以使合同起草保持一致性,使其更易於管理,並減少人為錯誤。另一方面,恰當地利用人工智能、機器學習或自然語言處理的法律科技工具來相互核對律師的工作(而不是用它來取代和替代一支律師團隊),也可以提高工作準確性。這與人們普遍認為的法律人工智能工具缺乏足够的準確性,無法在法律專業中使用的觀點背道而馳。這些工具越來越受歡迎且正被使用在很多實例中,例如大規模合同修訂(通常是由特定事件驅動,如英國脫歐,或由於監管變化,如倫敦銀行同業拆息(LIBOR)相關合同修定)、合同管理或盡職調查中的文檔審查或訴訟工作(通常稱為「電子蒐證 ediscovery」)。

(iii). 法律部門從成本中心解放並創造更高價值:更好的合同管理可以回收合同中的價值流失(例如,未能利用賠償條款或在與同一供應商的不同辦事處簽約時大宗採購的折扣等)。根據畢馬威會計師事務所(KPMG)關於供應鏈管理的研究,這些流失的合同價值可能高達合同價值的40%。使用適當的合同管理工具,每份合同的所有關鍵信息(如合同方名稱、條款、續簽日期、延遲履行的補救措施等),將記錄在結構化的數據庫中,當與合同相關的義務和責任被觸發時,系統將向法律部門發出警示。這將允許法律部門利用這些全面的資訊為機構創造價值(例如,如果機構在多個辦事處從同一供應商購買大量物資,則要求批量折扣;在與急需現金流的公司業務住來時,則利用大額的提前付款折扣等等)。

3. 採取「觀望」的方式,只採納別人的成功例子

法律專業人員習慣性偏愛先例和模板。直覺上,當考慮法律科技時,這種心態似乎也是明智的。畢竟,為什麽不等其他人花時間弄清楚法律科技的哪些方面最有用呢?然而,在法律科技領域,沒有「一刀切」的答案,以下幾點特別值得注意:

(i). 沒有兩個機構的轉變方式是相同的:雖然複製其他人已證實的成功例子是吸引的,但在法律科技實施方面存在許多細節會將其他機構的成功例子轉變為您自己機構的災難。這包括文化(一些機構更願意進行徹底的變革,但有些機構可能更喜歡小而漸進的變革)、工作流程(不同的機構對於相似類型的工作可能有完全不同的工作流程)、激勵措施等。

(ii). 最佳解決方案因機構而異:法律科技的採用或流程改進的最佳想法通常來自機構內部,因為內部的工作人員最瞭解問題,並能够確定最關鍵的改進領域。當您可以得益於機構的創新潛力時,追逐外部成功例子很可能是浪費精力和時間。

結論

我希望這篇文章對那些對法律科技感興趣,或者正在尋找更高效工作方式的法律專業人士有所幫助。請謹記以下要點:

(i). 法律科技大放異彩的時機已經成熟,但採用它仍然是一個挑戰 - 需要做更多的工作來清除障礙,而增長將是巨大的。

(ii). 當法律科技的成本相對於潛在利益進行權衡時,它並不昂貴 - 但當預算令人擔憂時,可以從現有或「開放源碼」的軟件做起。

(iii). 法律科技提供的價值遠遠超過單純的成本節約 - 法律團隊協作、工作質量和更高附加值都是採用法律科技的理由。

(iv). 實施法律科技方面,沒有必要追隨其他人的脚步 - 不能保證成功可以複製,最好的想法可能會出現在機構內部。

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