法律草擬的八宗罪

Richard Bates在上期《香港律師》對「及/或」結構的使用的文章發人深醒,促使我撰寫這個欄目,談談我看過律師在起草法律文件的過程中「搬石頭砸自己的腳」的各種情況。

本人多年來編輯本地初級律師的作品,得出以下貼士,請讀者加以反思。

1. 狂用古老語言

香港的實習律師從法律學院出來,都傾向使用大概1907年的正統英語,或許因為律師會在那一年成立。這是文件令客戶難以理解的第一步。

盡量免用whereas、thus、hereunto等字詞。如果你在電子郵件中寫「the above-captioned matter」,電郵最好包含帶有標題的圖片。如果你發現自己正在打hereinbefore,請尋求專業人士的協助。金庸和狄更斯拿到了稿費,而你沒有。用簡單的英語,客戶會感激你。

2. 風格優雅,變化多端

讓我告訴你關於法律草擬的秘密:它基本上無異於電腦代碼,直至有人花一大筆錢(或即將花一大筆錢),否則無法編譯和運作。你知道誰不會因為風格優雅受到讚賞?程式設計員。好的草擬者盡可能用最少的文字表達準確無誤的概念。相同的概念應該以一模一樣的方式說明。如有必要,使用定義術語。貫徹始終。

3. 濫用定義術語

以下是使用定義術語的規則:你需要多次引述同一個概念嗎?使用定義術語。它只在一個部分出現一次嗎? 在文本中定義它。它重複出現在多個部分嗎?把它放在定義術語表。

4. 濫用定義術語(第二部份)

載述定義術語只有一種方式:用表格,在最後面,文中所有定義術語互相參照。如果把定義術語表放在合約前面,人們在讀合約條款本身前,就浪費時間讀定義術語,次次如是。

5. 例外情況錯位

草擬例外情況有兩種思路,而其中一種是垃圾。聰明的律師先說出規則,然後列出例外情況。喝得太多咖啡、苦悶而生氣的律師先列出例外情況,然後才說出規則。你不想成為苦悶而生氣的律師,對嗎?

6. 段落過長

分段是你的朋友。假設你想一項規則適用於三類股份,你可以寫「此項規則適用於A類、B類和C類股份」,但這樣寫就更好:

「此項規則適用於以下類別的股份:
(a) A類;
(b) B類;及
(c) C類。

為什麼?三個原因:首先,更便利查看確定在特定時間內某種股份是否受規則涵蓋。事實上,英國金融行為監管局的證據顯示,相比起擠在一段的信息,人類處理分成數行的信息的能力較佳(見金融行為監管局《Occasional Paper No. 2: Encouraging Consumers to Claim Redress: Evidence from a Field Trial》,2013年4月)。

第二,若要更改條款,例如在談判中,就更容易點出變更。

第三,現在是2017年,應該開始思考電腦寫作,習慣將想法分解成不同的段落,會令作品更容易進行電腦解析。在未來幾年,這點的重要性將大大提高。

另外,有看過美式草擬嗎?在Google搜尋一下「end of the world clause」,那沒完沒了的段落令人不寒而慄。

7. 重覆文字和數字

這樣你每次提及數字時就有兩(2)次機會犯錯。

8. 濫用逗號

許多年前,Ken Adams*關注到加拿大監管機構CRTC 2006-45判決,該案涉及Rogers Cable Communications Inc.及Aliant Telecommunications Inc.(也稱為「百萬美元逗號案」)。協議內容為:「from the date it is made and shall continue in force for a period of five (5) years from the date it is made, and thereafter for successive five (5) year terms, unless and until terminated by one year prior notice in writing by either party.」

根據加拿大電信監管機構的詮釋,最後一個逗號表示其中一方有權隨時終止協議,只需提前一年通知。這個決定後來經過多年的訴訟,終於被推翻,因為很明顯這並非條款的原意(最終雙方必須以合約原本的法文版本來解決這個問題)。

儘管Rogers最終能夠勝訴,但上一段的重點是「經過多年的訴訟」。如果你的客戶需要訴訟多年才能令監管機構確定你所指為何,那麼很抱歉,你草擬的合約不夠好。傳統智慧就是在第二句後用句號,明確地表示不適用於最初的五年期限。

結論

避免這八宗罪,你已寫得比約94.3%草擬者好。願草擬之神與你們同在。


* 如有興趣了解如何進一步改善合約草擬技巧,可瀏覽Ken Adams的合約草擬博客www.adamsdrafting.com

Asia Legal Tech Correspondent, 湯森路透