自行申報

受監管實體的「自行申報」或延遲申報登上新聞標題,是時候想想一些基本的考慮因素。監管機構喜歡受監管實體和個人的自行申報,因為這使監管機構的工作更加輕鬆,讓它們能清理文件,節省金錢。

在香港的監管機構中,證券及期貨事務監察委員會最近積極提醒持牌及註冊企業、機構及人士遵守證監會《操守準則》的通知規定,若有任何違反或不遵守(實際或懷疑)《操守準則》的任何規則或規例,有責任立即向證監會報告。

「立即」指「及時」,取決於案件的具體情況,在識別違規或不遵守準則的行為(不論其如何識別)後的可能情況下有一些寬限。

對於在受監管部門、行業或專業領域工作且面臨監管調查或紀律程序的任何人,一般性的經驗包括 -

  • 重新審視文檔保存政策。例行不保存文件是「常規」,臨時銷毀文件會引發問題和調查。保存相關文件。銷毀相關文件會引起新的監管問題,這些問題可能比原本的投訴更嚴重,也可能引起警方或檢控人員的注意。調查人員傾向喜歡電子「文件線索」和「指紋」;
     
  • 快速獲得獨立且無衝突的法律建議。鑑於香港法律意見保密權(Citic Pacific Ltd (No. 2))的範圍廣泛和傳統的訴訟保密權範圍(SFO v ENRC Ltd之後),許多相關的機密文件和通訊(超出基礎「原始數據」)將受到保密權的保護。與監管機構合作是否可以或應該免除部分保密權,則視乎具體情況而定。跨境監管調查引起對不同法規和法律的考慮;
     
  • 監管機構確實會對匿名投訴採取行動,只要它們看來可信。這是受監管實體或個人面對的現實,尤其是如果沒有正式的「告發者」政策;
     
  • 及時通知保險公司;
     
  • 設立投訴政策;
     
  • 如果投訴是可信的,那麼它已通過初步測試,不容易被立即刪除。紀律處分程序的答辯人者很少有早期剔除的選項。投訴需要得到回應。忽視這種情況可能會使事情變得更糟;
     
  • 監管機構接獲多宗投訴(特別是有關資金保管)是個警號;
     
  • 不要試圖誤導監管機構。許多監管機構的調查員、檢查員和合規人員都是前任從業人員或業內人士。他們通常知道何時候被「玩弄」了;
     
  • 向監管機構自我申報時,諮詢法律意見,在情況許可下坦誠以對。監管機構通常期望得悉一些它不知道的事;
     
  • 準備公關立場和應對社交媒體上的批評。

若接受監管制裁的機會似乎很高,以下措施可能有助於降低制裁水平(視乎具體情況而定) -

  • 主動自我申報並立即採取補救措施(由獨立的第三方專業人員監督);
     
  • 與監管機構合作;
     
  • 若只是一時疏忽,而不是(例如)蓄意違規或故意不當行為或魯莽,應加以強調;
     
  • 良好的紀律記錄;
     
  • 誠道歉(但不承認過失或承擔責任),但就天《道歉條例》(第631章)的效力諮詢法律意見。

有些提供建議的專業顧問不應該自我建議。最好的法律意見是保密、實用、客觀和獨立的。

本欄所提供的資訊僅屬一般資訊,並不構成相關法律的完整陳述,亦不應被依賴為任何個案中的法律意見或被視作取代法律意見。

Jurisdictions: 

RPC,商業糾紛部高級律師

Ben是RPC香港辦事處有經驗的商業訴訟和仲裁律師。他的專業專注於涉及網絡法,數據保護和金融科技的複雜糾紛,往往具有跨境成份。