許多大型企業正在實行績效評審改革:現為律師事務所依循的適當時機?

貴律師事務所的績效管理制度,是否能有助其達成目標及完成各項優先要務?抑或是,它所帶給你們的是不安與疏離?許多企業為了更好地進行績效管理,以趕上工作場所中的急速步伐,和職場人口結構的變化,因此都已決定對其績效管理制度進行大幅度檢修。

事實上,一年一度的績效評審,無疑是一個長期引發爭議與不安的課題。對於強制排名及年度評審的批評,近年是不絕於耳。有報導稱,公司管理部門指這一機制不但繁瑣、費時、成本高昂,而且妨礙協作和有損士氣,故其結果是適得其反的。一些神經系統科學家稱,績效評審及相關排名,導致員工產生「對抗或逃避」反應,使他們不能真正聽到所回饋的意見,或對該等意見作出反映。另一方面,在這個變化迅速的商業世界,已經再沒有任何事情,可以將一年作為它的週期。現時需要更快的培育人才速度,要等待一年來給員工提供意見,從而提升他們的工作表現,這實際上是「太少、太晚」。對於千禧世代的員工而言,情形尤其如此,因為他們都希望能夠不斷地獲得提供回饋意見和輔導,以協助他們的事業發展。

相信年度績效評審的批評者,他們會很高興得悉,現時有超過百分之七十的企業,當中包括Accenture、德勤、Gap、Adobe,及以「評級和封殺」這一強制排名制度而聞名的通用電器,都正在重新審視其績效評審和評級制度,或是已在對其進行大幅度的檢視,以應對許多批評和關注。上述這些企業以及其他大型企業,現時都不再實行年度績效評審,改為朝著持續意見回饋、談話及輔導這一方向發展,預期並將會有更多企業仿效。

根據一項對大型律師事務所進行的非正式調查,雖然目前並沒有跡象顯示律師事務所正在群起效仿,但它們也放棄了進行年度評審及排名,改為朝著這一方向邁進。許多律師事務所現時也鼓勵管理人員與員工進行更頻密的接觸,並在「出現問題」時,即時提供回饋意見,而並非等待一年一度的評審進行時才加以處理。美富律師事務所(Morrison &Foerster)的人才開發部門主管Salina Hanson稱:

「我們將輔導視作一項重要技能,並正在透過奠定培訓基礎,展開我們的績效管理改革。 我們目前正在為律師事務所的管理人員提供培訓,教導他們認識如何進行績效輔導談話。我們若要尋求推展我們的績效管理進程,至關重要的,便是將該等處事能力注入我們的文化中。」

許多嶄新的評估及意見回饋制度,它們的共同目標,都是利用該等工具來促進團隊精神和協作,而並非實行零和性的競爭(後者經常被認為是以往的分級評鑒制度的副產品)。在工作場所中,目標取向的團隊精神和協作變得越來越重要,原因是以項目為基礎的工作有所增加,要求工作團隊在時間緊迫的情況下,進行跨地域、跨時區的共同協作。此外,科技的進步,也讓我們能夠就生活上的各個層面,進行意見的實時回饋,範圍可以從對Uber司機的服務進行評級,伸延至透過Yelp對酒樓食肆作出品評。今天的員工可以舒適地,透過科技以此等方式進行互動,包括向各部門同事(而並非只是其直屬上司)提供意見及接受其回饋。已創建或採納專門提供實時回饋意見的應用程式以及其他科技的企業稱,該等制度使他們能夠取得更全面、較不偏頗的員工意見,並能對他們的實際價值作出評估,而並非只憑一名管理人員的感知,從單一的角度來看待所回饋的意見。

目前普遍的看法是,隨著時代的改變,人力資源職能將會變得更加由數據資料所驅動,並藉著更多企業所開發的意見回饋工具來支持。 Kanjoya生產了一項名為Perception的工具,用於了解在電子郵件及其他工作場所通訊中的情感和意圖。BetterWorks是一家位於矽谷的初創公司,它創建了一項程式,讓員工得以將其目標以公開的形式張貼,並且也可以給其合作夥伴「鼓舞」和「打氣」。Workday則開發了一項名為Collaborative Anytime Feedback的意見回饋及溝通工具,而該等工具的設計,旨在提高效率及透明度,而部分方法,是通過定期測量各團隊的動向,及運用可反映健全狀況的追踪器,和其他已成為我們日常生活一部分的科技工具。鑒於目前的發展趨勢,是傾向採用較少管理人員的較平緩公司架構,因此該等技術可有助更有效地管理時間和資源。意見回饋的速度越快,在提高績效方面便能產生更大作用,而電子數據亦能促進意見的即時回饋。

當然,依靠作回饋意見之用的實時應用程式,當中也會存在相關的風險和潛在危險,當中包括「回饋疲累」,甚或可能會有人使用該等工具來設計傷害其他員工,正如《紐約時報》在近期一篇有關Amazon.com的報導中所指出的。與此相關的是,許多企業已經開始使用意見回饋科技,並在向員工提出回饋意見時,以「極度坦誠」及「直言不諱」的方式相告;其背後理據是,寧可傷及感情,也不可讓績效不佳,或無法完成項目計劃的情況出現。我們預期接收者會為他的行為作出辯護,又或是抱著前瞻態度而作出調整。

神經系統科學家們指出,一個高效的績效管理制度,不能只是一味在執行應用程式。它要求我們摒棄才幹是固定或與生俱來的心態,並協助員工培養「自我效能感」,確相任何人都可以在某方面取得成功。要令重新振作的職工抱持成長心態,管理人員應當與員工持續進行對話,對其所付出的辛勞多加讚賞(而非主張才幹是與生俱來),並將焦點放在學習與成長上,不再只著眼於所輸出的成果。NeuroLeadership Institute的研究人員指出,涉及對地位及對公平的認知的社會威脅和獎勵,會對大腦的強烈反應網絡形成激發;這解釋了員工對於自己根據等級評價法被評核所作出的反應,並顯示了有建立更適切制度的需要。該等研究人員亦建議企業放棄使用排名制度,而以關乎員工績效的結構化談話(側重於協作或創新等主題)或引導性談話(側重於現實目標)取而代之,從而鼓勵培養員工的成長心態。根據報導,企業在去除了將員工排名的措施後,有關員工個人發展的溝通確實有所增加。

案例分析:通用電氣及德勤

通用電器在過去大力推行「評級與封殺」的考核方式,並在Jack Welch的領導下,將該等處於百分之十最低層水平的員工解僱。然而,它現時卻成為了其中一個放棄傳統的績效評審及分級評鑒制度的先行者。該企業從過去的年度評審,轉而使用一項名為PD @ GE(意指「通用電氣的績效發展」)的應用程式。正如該公司的人力資源主管Susan Peters所指出的:「這世上的任何東西,現在都不再以一年作為週期。」現時每名員工都訂立了短期的目標或「優先要務」,而管理人員亦須就員工邁向該等目標,與他們進行頻密的討論或建立「接觸點」。員工可以通過一項名為“insights”的功能,向其提供意見或要求獲得回饋(這一做法,甚至可以超越他們自身的小組或部門層次),而它的重點是輔導和不斷改進。該項應用程式會根據意見接收者應當維持現況,還是應考慮作出改變,強制使用者對所回饋的意見進行分類。儘管通用電器採用了這一PD @ GE應用程式,並承諾會作出更頻密的意見回饋,但Peters強調稱,通用電器「仍將會繼續保持其精英管理及將能力區分的文化」。

另一家正在改變其績效管理制度的企業是德勤。該公司稱,儘管他們每年花費200萬小時在績效考核上,但他們發現,這項進程未能與公司推動員工敬業及維持高績效的目標一致。該公司的管理層意識到,他們需要採用更靈活、實時,並且更為個人化的方式,就員工的服務績效和事業發展,與他們進行直接談話。在該新制度下,每個小組的負責人需要每週與其組員單獨見面一次,談及他們的工作量和需要優先處理的事項。該等見面談話,通常是由組員(而並非由小組負責人)主動提出。此外,小組成員亦會使用一種自我評核工具,讓他們能夠探索自己的長處,並向自身小組及機構內的其他人士提出。

德勤將其對員工所作的考核(名為performance snapshot),歸納為四項著眼於未來的陳述,並由各小組負責人在每個項目計劃完結時作出。設定此等陳述的目的,是要確定他們需要為有關的小組成員作出什麼安排,而不是要指出他們對該名小組成員有何評價。

情況很明顯,「更頻密地進行更多意見回饋」這一趨勢,正在取代經常令人感到畏懼的績效評審,而科技工具亦有助此等改革的達成。更重要的是,績效制度必須是一個動態的制度,能夠反映職場人口結構的變化,以及企業期望達致什麼目標。在過去行之有效的制度,現在可能已經過時,而隨著時間的推移,企業確有需要對其進行更新或大幅度的檢修。因此,現在是否也是律師事務所加入改革行列的適當時機,運用這嶄新的管理員工績效方法呢? Salina Hanson(美富律師事務所的Senior Firmwide Staff Recruiter)建議律師事務所放棄使用評級和年度績效評審制度,並考慮實行以下建議:

• 進行仔細查找,並利用已有的研究來設計一個專門制度,並與貴律師事務所的人員分享此等資料,讓整個機構能為改革做好準備。 (推薦閱讀:Dr. Carol Dweck的Mindset)

• 制訂策略,鼓勵律師事務所的小組負責人對其直接下屬進行頻密而富有成效的輔導(這可能需要加強小組負責人的輔導技巧)。

• 為貴所的績效管理制度進行重塑,以反映貴所欲尋求實現的結果。


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Jurisdictions: 

美富律師事務所研究服務總監

KathySkinner是美富律師事務所的研究服務總監。美富律師事務所是一家環球律師事務所,聘有1,000多名律師及設有16個辦事處。Kathy作為該所的研究服務總監,負責領導其研究服務團隊,進行跨時區協作,和提供研究、培訓、訊息資源取覽等服務,以滿足客戶和律師事務所的需要。此外,Kathy所領導的團隊,也負責美富律師事務所的競爭情報研究職能。美富律師事務所的研究服務團隊,是該所的營銷職能的其中一部分,而該等部門在各個項目和各項倡議上進行緊密的合作。

Kathy獲加州大學柏克萊分校頒授A.B.和M.L.I.S.,而她亦經常在大型會議上發表演講,以及在各法律學院講授律師事務所的法律研究。