電郵十大宜忌

Chris Jensen,Legal Writing Coach創辦人

電郵是最常用的法律寫作形式,但不時會引起麻煩。以下是保持良好電郵禮儀的十個提示。

1. 忌一時衝動地按「發送」

電郵特別危險,它很快速,很容易一時衝動就發送出去。電郵發送後,沒法收回,理論上永遠在網際空間浮游。

所以,應避免一時衝動地按「發送」。情緒化的電郵不單不專業,亦多數不能帶來想要的結果。再者,惱氣很多時是由誤會而起,後來往往得以澄清。

2. 忌不假思索地按「回覆所有人」

我們多數希望別人停止「回覆所有人」,那麼我們自己也應該這樣做。收件者的數目應該越少越好。沒有人喜歡接收與他無關的電郵,尤其是繁忙的客戶和律師。電郵只寄給你期望作出回應的人,副本寄給需要被知會的人。

3. 忌電郵太長

律師的電郵通常太長。收件者心理上期望電郵較短,容易處理。而且,太長的電郵難以在電腦屏幕或智能電話上閱讀。

如果電郵遠遠長過一個屏幕,就要想想其他方法。給收件者寫一個短電郵,概括內容(「謝謝你昨天來電,當中我們談到……」),加上一個簡短答案和附件 (「合約應重新起草,詳細內容見附件」)。這樣,你給予收件者一些資訊,但電郵保持簡短,就能滿足對方期望迅速處理的心理。

以上做法亦讓你可使用微軟Word撰寫附件。Word比一般電郵程式提供更多寫作幫助,例如指出語文錯誤(文法、標點、拼字)、提供句式幫助(短句、被動式),而且較容易設置格式(標題、縮排)。

即使你不喜歡以附件取代長電郵,你亦可使用微軟Word的輔助功能,在Word寫好電郵後,才複製貼上至電郵。

4. 宜迅速回覆重要電郵

客戶對律師最常見的投訴是溝通不足/緩慢。合夥人對旗下律師回覆客戶電郵的期望各有不同,但長期無聲無息永遠不會受到讚賞。收到重要的電郵後,迅速確認收妥,告知對方可期望何時有完整答覆,標籤電郵以防忘記。

另一個主意:預計超過一小時聯繫不上時,使用「自動回覆」功能,而非只在放假時才使用。客戶收到「自動回覆」並非最理想,但總好過無聲無息,而且讓你在會議或聆訊期間毋需忙於用智能電話回覆電郵。

最後一個做法很少人採用,就是在受委託之初與客戶討論溝通方式。問問他們:(1)喜歡怎樣溝通(電子郵件、電話等)?;(2)想隔多久通訊一次?;(3)期望何時獲得回應?;及(4)是否想與律師行固定一個人聯繫?預先詢問客戶這些簡單的問題,給人良好的第一印象,建立信譽,同時有助避免溝通方面的投訴。

5. 宜記錄重要非書面通訊

重要的口頭通訊(電話、會議)後,立即用電郵記錄。這樣可確認通訊內容,而且確保有一個書面記錄。若更謹慎,可要求對方確認收到你的電郵。

6. 宜刪除對話紀錄

通常一封電郵來回多次,直至拖著長長的對話紀錄。對話紀錄可以令電郵變得難以閱讀、令人費解。此外,對話紀錄亦可能包含後來加入的收件者不該知道之機密或尷尬信息。所以,應該刪除對話紀錄。如果電郵的對話紀錄很重要,就可以保留它,但記得閱讀全部對話紀錄才發送電郵。

7. 宜小心考慮標題

大多數人沒有花足夠的時間思考電郵的標題。撰寫標題時,包含有用的信息,最重要的資料放最前,因為收件者往往用智能手機閱讀電郵。信息詳盡的標題有助讀者快速了解電郵所謂何事,並能更容易地分類、搜尋和轉發。

另外,電郵內容改變時,亦要更改標題,以避免標題與電郵內容完全無關這個常見的問題。

8. 宜最後才加入標題和地址

最後才加入標題,可較貼切反映電郵的內容(見第7點)。

最後才加入收件者地址,可避免過早發送電郵的風險。不過,這個方法不適用於回覆電郵。在這種情況,按「回覆」後再加入一個不存在的收件者(例如 abc)。如是者,即使不小心按「發送」,你只會收到「錯誤」信息,而電郵不會被發送。

9. 按「發送」前宜再三檢查人名、職稱和性別

電郵收件者或許可容忍無關重要的手誤,但就不會容忍弄錯他們的姓名、職稱或性別。收件者會覺得:這個人輕視我。這個人不專業。這個人很笨。這個人看不懂(如電郵地址已包含姓名)。這個人沒有做好功課。這個人操心大意。這封電郵還有其他地方弄錯嗎?

你想客戶對你或者對你的律師行有這種想法嗎?姓名、職稱及性別一定要正確。再三檢查無誤才好按「發送」。

10. 打「隨函附上」時,宜加入附件

每個人都犯過這個錯誤。解決方法很簡單。當你打「隨函附上」的一刻,停止寫作,加入附件。這樣就可避免遺忘附件,之後又要補上後續電郵道歉的尷尬情況。

額外提示:宜便利合夥人工作

這個提示更適合初級律師。被指示草擬以合夥人名義發送的電郵時,首先刪除內部指令/通訊部份。其次,加入合夥人的電郵簽名(而不是你的電郵簽名)。第三,加入/更改標題(見第7和第8點)。第四,給予合夥人收件人的姓名和電郵地址。最後,盡你所能令合夥人更輕易發送電郵。 


Chris Jensen是美國加州註冊律師兼《香港律師》前編輯,現全職擔任法律寫作培訓(www.legalwritingcoach.com)。