香港的新保險業監管制度

香港的保險業監管制度正開始發生變化。從2017年6月26日開始,新成立的「保險業監管局」取代了保險業監理處的職能,成為新的保險業監管機構。這一發展,標示自從香港於2010年發表第一份保險業諮詢文件,指出香港的保險業監管制度須予現代化之後,今天終於進入開花結果的時候。

在這項條例的制定過程中,原有的《保險公司條例》進行了21世紀的大革新,化身成為《保險業條例》,再加上新成立並獲得賦予監管權力的「保險業監管局」,標誌一段漫長旅程的告終。然而,對於保險業界來說,這卻是一個新階段的開始。香港的保險公司和保險中介人,現正面對著將改革落實的艱辛任務,目的是使保險業在管治、實務、程序等各方面,都能符合新法例的要求。然而,面對種種挑戰,業界要克服個中困難,應該從何著手呢?筆者試從一位在保險公司任職的律師的角度,論述保險業應當優先實行的舉措。

新保險徵費

在香港每做一件事情,都可說是無財不行。故此,新成立的「保險業監管局」需要優先處理的問題,便是如何取得所需的營運資金。該局與其前任機構的不同之處,是它在運作上被視為「獨立」於政府以外,而達到國際的監管標準。它能獨立於政府以外的一項主要因素,是它的長期營運資金並非來自納稅人,而是來自保險業界和保單持有人。於2018年1月1日或以後簽訂的所有保單(除了若干例外情況),皆需要按照其保費金額繳納徵費,而該等徵費將會作為「保險業監管局」的營運資金。儘管該等徵費是由保單持有人承擔,但需要由保險公司向保單持有人收取。因此假如收取徵費的成本超過所收取的徵費金額,保險公司有權決定是否自行承擔該等徵費。

在起首階段,每張保單的徵費費率,須按其保費的0.04%計算,而在2021年以前,將會逐步提升至0.1%(但不得超過一個總體上限)。可能有人會認為,該等徵費只是在一個微不足道的範圍內。然而,這制度確是改變了其對保險公司的要求。在保險公司向財務、資訊科技、和業務隊伍就細節問題提供意見時,它需要優先處理的事情,是更新保單文件及預先通知保單持有人。徵費的運用概念,表面上看似簡單,但由於香港的保險單是依循普通法的自由契約原則,由保險公司自行擬定,監管機構無權規管。這項原則使香港的保險公司得以推出許多不同類別,在承保結構方面具開創性的保險產品,並構成香港保險市場的發展動力。然而,由於保險徵費涉及眾多不同對象(包括:多年度保單、以不同貨幣計值的保單,以及取消或恢復保單效力的處理,等等),這意味著保險徵費工作的執行殊非易事。因此,法律執業者對於這方面應當有充足的認識,從而為其保險公司客戶提供適切意見。

管控要員

對於法律執業者來說,更重要的一點,是 《保險業條例》第13AE條規定,保險公司需要就其管控要員 (key persons in control functions) 的委任,取得「保險業監管局」的認可。此處所指的管控要員,是指保險公司所聘用的個別人士,他們被保險公司委派執行風險管理、財務、合規、內部審計及中介人管理等管控職能。

保險公司必須於2017年9月30日或以前,向「保險業監管局」提交各個負責有關職能(中介人管理除外)的現有要員之認可申請,而為此目的而制訂的《表格A1》亦已發出。該表格規定(除其他事項外)保險公司須就有關要員的匯報途徑,以及該途徑在保險公司管治架構內的所處位置提供詳細資料。此外,該表格也需要保險公司證明該要員確符合「保險業監管局」的經修訂《指引》中所載的「適當人選」規定。

我們可以從這「要員」機制,看到一個投入運作的現代化監管制度的真正內涵。倘若保險公司自身觸犯了《保險業條例》下的違法行為,而此等情況的發生,是歸因於一名要員的疏忽或不作為,那麼,該名要員將可能需要承擔個人法律責任(參見《保險業條例》第124條)。該新制度是遏止保險業內出現不合法及不適當行為的一個重要機制,它將個人法律責任延伸至董事及行政總裁以外的高級管理層個別成員。事實上,我們發現在其他行業中也存在如此的機制(例如,證券及期貨事務監察委員會在其於2016年12月16日刊發的通函中,提出了「主管」機制這一新議題)。

要讓這一要員制度在實質和形式上被接納,法律執業者可向其保險公司客戶作出下列的適切提示,並協助它們提交《表格1A》:

(1)邀請每一位要員坐下來,向他們解釋一名要員所須承擔的個人責任和所肩負的大眾期望。此外,法律執業者也需要向他們強調運用普通常識技術的重要性,例如:將有關的討論、決定及協議記錄下來,以及其背後的理據。

(2)應當為每一名要員所肩負的職能,擬定一份適當的委任書。如果透過只載有單行文字的電郵,確認某位人士現在就是一名要員,這可能會導致其真正含義被扭曲,並將有關的認可程序視作只是例行公事。事實上,一份設定了明確範圍和期望的委任書,不但能有效述明該項委任,亦能讓該要員在企業管治架構中獲得一個適當位置。(對於在未來受聘的要員來說,此等事宜應當明確載於其僱傭合約中,作為相關合約內容的其中一部分)。

(3) 為了確保各要員獲得授予充分權力以履行其職務,保險公司不能只靠單純在圖表上繪劃出其匯報途徑,而是必須確保他們獲得充分給予直接向董事會提問的機會。保險公司應當在董事會及其轄下的委員會中,為要員設立一個常設項目,讓他們可以不時在該等會議中進行匯報。此外,要員必須能夠不受妨礙地,與公司的行政總裁直接接觸,從而得以將相關問題向適當的管理層反映。簡而言之,所有要員都應當在公司的高級管理層中佔有實質的席位。

(4)保險公司需要確保,要員從一開始,其所面對的潛在風險便獲得適當的管控。此外,保險公司必須確保其組織章程細則中的彌償條款,是屬於最新制定的版本,並且伸延至適用於各要員。同樣地,法律執業者亦須告知保險公司,要員應當是該公司的「董事與高級人員」的保險覆蓋範圍內的受保人士。我們需要為最壞的情況作準備,確保各要員無需經常處於一個須為自己申辯的境況;相反,他們應當獲得給予鼓勵,能夠以積極和務實的態度在經營環境中運作。推動企業管治的人員,假如未能獲得給予充分的運作空間,那麼所謂的企業管治也只能說是徒具空文。

(5)保險公司應當鼓勵所有要員騰出時間,經常一起就他們所觀察到的公司情況相互交換意見。此等會議的定期舉行,可以迅速確立整個機構內的最佳運作模式,確保沒有任何重大事情被遺漏,以及在各項管控職能中建立起團隊精神,從而使它在整體上,遠較其各部分相加起來強大。此外,該等會議也是一個發現問題所在的地方,使問題能有效解決於萌芽之際。

(6)最後,保險公司需要確保其所有要員的身份獲得對外公佈,讓其他人皆得知這些要員肩負著把關者的角色,以及他們對公司日常運作的重要性。此舉可以讓各要員獲得提供一個適當平台,就各員工應當具備的行為標準,表達公司管理層對他們的期望,使他們免於墮入違規陷阱,並藉此建立正確的企業文化。此外,各要員也應當讓其公司同事明確知悉,在他們計劃和客戶簽訂合約前,他們應當先向其客戶提供一些什麼資料。倘若他們只是簡略地對客戶說:「請在這份文件上簽名」,這顯示他們並沒有充分關注一些不可忽視的法律規定。在銷售產品時,銷售人員如能詳述其計劃書中的各項要點,確保其顧客能獲得公平對待,這可以顯示該機構的確是根據正確的標準來檢視自身的服務水平,亦顯示它已確立一種正確的企業文化。

談到新《保險業條例》中的管治規定,在該「待辦事項清單」中的最首要工作,應該是對要員的委任。如果你的保險公司客戶對此處理得宜,在未來它將可取得業務上的重大成果。

更為重視銷售手法及公平對待顧客

令致保險業產生巨大改變的一刻,於2017年6月26日到來後,相關的新法例也給保險業的監管帶來大幅度的權力擴張。由於影響甚深,故保險業界獲得給予兩年的過渡期為此作準備。

保險代理人和保險經紀的現行自我規管制度,在該為期兩年的過渡期的某一個階段,將會被「保險業監管局」的直接規管所取代。此外,新發牌制度的實施範圍,亦將擴展至現行的代理人和經紀以外的範圍,而包括任何進行「受規管活動」的人士。在此等範疇的「受規管活動」,其含義十分廣泛,並包括所有核心保險程序,例如:安排、洽談、或邀請任何人訂立保險合約、就投保申請提供意見、行使保險合約下的權利,以及提出保險索賠和達成和解等。因此,現時進行此等活動,但仍未個別獲得發給有關執照的保險公司員工,在未來將需要申領此等執照。

法例為保險業提供一個兩年的過渡期,是為了讓業界能有充分的時間做好預備。然而,這一時間上的滯差,也導致保險業面對一些額外問題,原因是在相關的新規定確立以前,保險業自身其實已經在發生重大改變。該等涉及科技運用,並能增強客戶體驗的新分銷渠道,已經在相繼展開全面性的使用。對於涉及非基本消費者保險產品的合約,現時在網上平台進行自動化的報價和訂約處理,已經成為一種常態,而「保險科技」這個名詞正迅速地從一個流行術語轉化成為人們的現實生活。

當局仍未根據新法例的細節,制定需要業界遵守的守則和指引以前,法律執業者如何促使該新分銷機制與該新法例的精神一致呢?一個基本的方法,是參考《保險業條例》新條文的出處,亦即是由國際保險監督聯會所頒布的「保險核心原則」。事實上,「保險核心原則」是香港的《保險業條例》所尋求遵循的國際準則。

「保險核心原則」的中心思想,是要確保能「公平對待顧客」。因此,當法律執業者需要就新銷售方式及其他涉及科技運用的機制,向其客戶提供法律意見時,他亦可以根據一些基本的公平對待顧客原則,來對上述程序進行檢測,而所提出的問題,應該是一些根據普通常識,並且是從客戶的立場來檢視有關程序的問題。比如:

  • 在準客戶作出投保決定之前,他們是否獲得提供檢視保單條款及條件的機會?
  • 銷售人員曾否向顧客提及任何關鍵條款和除外情況,並提醒他們注意?
  • 顧客是否獲得提供任何實際途徑,讓其可以就保險的覆蓋範圍提問?
  • 該平台的保障措施是否能確保顧客的資料獲得充分保護?
  • 是否有任何處理顧客投訴的途徑?

法律執業者需要就一項仍未全面實施的法例(相關的行為守則或指引亦仍未發出)提供法律意見,這確是誠非易事。然而,法律執業者若能更多提及為新法例提供基礎的「保險核心原則」,這至少可以鼓勵保險公司在實行和推出新的制度、銷售程序、產品時,應同時訂立一些符合「公平對待顧客」原則的普通常識基準,而此舉在有關法例最終生效時,將能有助該保險公司取得業務成果。

結論

《保險業條例》的通過與「保險業監管局」的成立,標誌著在保險業監管方面,正面對著一個重大的變遷;而另一方面,隨著科技的運用,保險業自身也在經歷著另一種轉變。在這不斷變遷的環境中,法律執業者對保險公司的法律意見提供,扮演著一個不可或缺的角色,而對那些持積極態度面對此等改變的市場參與者來說,在未來它們必然是最具適應力和生存能力,能展現處處生機的一群。 

Jurisdictions: 

美亞保險香港有限公司,法律總顧問

Gregoire先生是美亞保險香港有限公司的總法律顧問,負責公司所有的法律、監管和公司管治問題。他同時也作為美國國際集團在亞太區商業事務的法律顧問。Gregoire先生是香港大學的名譽講師,擔任學士後法律證書(PCLL)課程「商業爭端解決」選修科的兼職導師。他在業餘時間寫小說,已出版了兩部。